Anzeige
Homeoffice im Ausland
© fizkes - AdobeStock

Homeoffice im Ausland: Darauf sollten Beschäftigte und Firmen achten

Bereits vor der Coronakrise arbeiteten immer mehr Mitarbeiter deutscher, international tätiger Unternehmen teilweise oder ganz im Homeoffice oder wurden von ihrem Arbeitgeber im Ausland eingesetzt. Die Erfahrung hatte schon vorher gezeigt, dass die Arbeitsqualität darunter nicht leidet und Homeoffice gegebenenfalls sogar positive Nebeneffekte mit sich bringt. Deshalb ist es nicht verwunderlich, dass seit dem Ausbruch der Pandemie mehr Unternehmen denn je ihren Mitarbeitern eine Kombination aus beidem ermöglichen (wollen): Das Homeoffice im Ausland. Oft wissen die Arbeitgeber, dass die Coronakrise viel von den Arbeitnehmern abverlangt. Für diejenigen Mitarbeiter, die Familienangehörige im Ausland haben, fällt die Distanz in Krisenzeiten besonders schwer.

Das Problem bei der Sache: Zahlreiche Firmen stehen nun vor der Herausforderung die rechtlichen Rahmenbedingungen für ihr gut gemeintes Handeln und gegebenenfalls übereilte Zusicherungen zu klären. Denn die Konstellationen, die Homeoffice beziehungsweise mobiles Arbeiten im Ausland bieten, sind sehr vielfältig und immer individuell zu betrachten.

Vier regelmäßig wiederkehrende Fallkonstellationen gibt es besonders häufig:

1. Grenzgänger und Personen, die gewöhnlich in mehreren Staaten erwerbstätig sind, die nun weniger mobil ausschließlich im Homeoffice tätig werden.
2. Arbeitnehmer, die aufgrund der Pandemie die Chance sehen, vorübergehend im Ausland (z.B. bei ihrer Familie oder in der Ferienwohnung) im Homeoffice zu arbeiten
3. Arbeitnehmer aus dem Ausland, die ihre Entsendung oder ihre Position nicht antreten können oder wollen
4. Arbeitnehmer, die ihren Lebensmittelpunkt und den Arbeitsort ausschließlich und nicht lediglich vorübergehend ins Ausland verlegen

DVKA-Rundschreiben bezieht sich nur auf „Bestands“-Grenzgänger

Da sich infolge der Coronakrise geänderte Sachverhalte im bisherigen Beschäftigungsverhältnis – vor allem im Zusammenhang mit dem Arbeitsort ergeben – sah sich die DVKA veranlasst, eine spezielle Grundsatzentscheidung zur Klärung der sozialversicherungsrechtlichen Rechtslage zu treffen und teilte dies im Rundschreiben Nr. 167/2020 am 17.03.2020 mit. Dieses bezieht sich vor allem auf die ersten beiden genannten Fallgruppen. In dem Rundschreiben heißt es, dass im Zusammenhang mit der Coronapandemie innerhalb der EU, des EWR und der Schweiz vereinbart wurde, dass sich für Arbeitnehmer, die bisher als Grenzgänger eingestuft worden waren und die nun vorübergehend für bis zu 24 Monate im Homeoffice im Heimatland tätig werden, keine Änderungen in sozialversicherungsrechtlicher Hinsicht ergeben. Das bedeutet, dass das jeweilige Sozialversicherungsrecht des Beschäftigungsstaates weiterhin anwendbar bleibt. Eine A1-Bescheinigung ist in der Regel nicht erforderlich, es sei denn der Wohnmitgliedsstaat fordert ein Nachweis über die Anwendung der deutschen Rechtsvorschriften. Diese Sonderregelung ist aktuell noch bis zum 30.06.2021 befristet.

Gleiches gilt für Mitarbeiter, die bisher in Zusammenhang mit ihrer auf mehrere Mitgliedstaaten angelegten Arbeitstätigkeiten, nun weniger oder gar nicht mehr mobil, im heimatlichen Arbeitszimmer tätig werden. Die bisherige A1-Bescheinigung nach Artikel 13 VO (EG) 883/2004 verliert nicht an Rechtsgültigkeit.

Lea Fiebelkorn, Unternehmensberaterin bei der BDAE Consult GmbH

„Was viele Unternehmen nicht hinreichend beachtet haben, ist die Tatsache, dass sich dieses Rundschreiben ausschließlich auf bereits laufende und sozialversicherungsrechtlich eingeordnete (Bestands-)Fälle bezieht – also auf Personen, die bereits Bezug zum Ausland hatten.“, weiß Lea Fiebelkorn, Unternehmensberaterin bei der BDAE Consult GmbH.

Grenzgänger, die während der Corona-Krise vorübergehend im Homeoffice im Ausland tätig wurden, sind sozialversicherungsrechtlich von dem obenstehenden Rundschreiben umfasst und genießen daher besonderen Bestandsschutz. Auch steuerrechtlich sehen besondere Konsultationsvereinbarungen für Grenzgänger Erleichterungen vor.

Grenzgänger wollen nicht mehr Grenzen überschreiten

Ein Beispiel aus der Praxis: Mehrere Mitarbeiter eines deutschen IT-Unternehmens leben in einem anderen EU-Mitgliedsstaat und arbeiten für ihren deutschen Arbeitgeber in Deutschland. Die Arbeitsleistungen wurden bisher regelmäßig in Deutschland erbracht. An mindestens einem Tag pro Woche kehrten die Mitarbeiter in ihr Heimatland zurück und erfüllten damit die Voraussetzungen eines Grenzgängers. Mit Beginn der Coronakrise wollten diese Mitarbeiter Homeoffice in ihren Heimatländern (allesamt innerhalb der EU) machen.

„Unter normalen Umständen würden die Mitarbeiter nicht mehr die Voraussetzungen eines Grenzgängers erfüllen. Vor dem Hintergrund des Beschäftigungsorts-Prinzips wäre hier vielmehr von einer Sozialversicherungspflicht im Heimatland auszugehen. Auf diese Mitarbeiter kann aber das DVKA-Rundschreiben angewandt werden und sie bleiben in Deutschland sozialversicherungspflichtig“, erläutert Juristin Fiebelkorn.

Nicht anwendbar ist dieses Rundschreiben jedoch auf „normale“ deutsche Arbeitnehmer, die beispielsweise im Rahmen eines Urlaubs oder Familienbesuchs im Ausland geblieben sind und von dort ihrer Arbeitstätigkeit im „Homeoffice“ nachgehen wollen. Hier muss der Sachverhalt sozialversicherungsrecht beurteilt und eingestuft werden.

Auf die Lage kommt es beim mobilen Arbeiten im Ausland

Und noch etwas gilt zu beachten: Ähnlich wie bei der Wohnungssuche, kommt es vor allem auf die Lage an. Bekannt und gültig sind die Regelungen innerhalb der EU, dem EWR und der Schweiz. Die steuerrechtlichen Konsultationsvereinbarungen – und deren Sonderregelungen für Grenzgänger – sind ebenfalls nicht mit allen Nachbarländern – so zum Beispiel Tschechien und Dänemark – Deutschlands geschlossen worden. Es kommt jedoch immer wieder vor, dass sich das ausländische Arbeitszimmer auch außerhalb dieses Geltungsbereichs und auch außerhalb der EU-Freizügigkeit befindet.

Homeoffice im Ausland: Ein Online-Seminar verrät Personalern die rechtlichen Hürden

Homeoffice im Ausland ist in der Coronapandemie zu einem Standard geworden. Doch es gilt, dafür die entsprechenden rechtlichen Rahmenbedingungen zu schaffen. (© Vlada Karpovich – Pexels)

Je nach Staatsangehörigkeit der Mitarbeiter können sich hier weitere Anforderungen ergeben – zum Beispiel in Sachen Aufenthaltsrecht. Auch wenn der private Zweck des Aufenthaltes gegebenenfalls im Vordergrund steht, muss berücksichtigt werden, dass die Mitarbeiter Arbeitsleistungen im Ausland erbringen, wenn auch nur digital. Auch wenn ein IT-Spezialist technisch durchaus in der Lage ist, überall auf der Welt seinen Aufgaben nachzukommen und anders als ein Handwerker weniger offensichtlich Arbeitsleistungen erbringt, handelt es sich doch um Arbeitstätigkeiten, die aufenthaltsrechtlich zu beurteilen sind. Dies kann dann mittelbar zu besonderen Herausforderungen führen. Im schlimmsten Fall sind Mitarbeiter im Homeoffice illegal im Ausland tätig. In der Regel kann eine Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis nur dann einigermaßen problemlos erlangt werden, wenn es eine Tochtergesellschaft vor Ort gibt und auf eine konzerninterne Entsendung zurückgegriffen wird. Diese Möglichkeit bietet sich aber nur wenigen Unternehmen.

OECD-Sonderregelung zum Betriebsstätten-Risiko

Wollen Mitarbeiter im ausländischen Homeoffice tätig werden, um zeitweise – also vorübergehend – näher bei ihrer Familie zu sein, spricht für viele Arbeitgeber nichts dagegen, dies zu ermöglichen. Zu Recht stellt sich bei den Beteiligten oft die Frage, ob aufgrund der vorübergehenden Verlegung des Arbeitsortes ins ausländische Arbeitszimmer eine Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag geschlossen werden sollte. Hierbei ist entscheidend, wie lange dieser Umstand andauert. „Um gewisse Rahmenbedingungen festzulegen ist eine Zusatzvereinbarung in der Regel empfehlenswert und zwar dann, sobald deutlich wird, dass die betreffenden Mitarbeiter länger als einen Monat im Ausland tätig werden. Regelungsinhalte hängen dabei grundsätzlich vom Einzelfall ab, sollten allerdings auch sozialversicherungs- und steuerrechtliche Hintergründe berücksichtigen“, weiß Omer Dotou, Leiter er Unternehmensberatung BDAE Consult.

Omer Dotou, Leiter Unternehmensberatung BDAE Consult

Aber auch hier gilt es einen weiteren tückischen Umstand zu beachten: Das Betriebsstätten-Risiko in Zusammenhang mit einer festen Geschäftseinrichtung im Ausland. Die Festigung der Geschäftseinrichtung lässt sich bei dem lediglich vorübergehenden Arbeitszimmer im Ausland für eine Dauer bis zu sechs Monaten jedoch nicht erkennen. Auch machte die OECD die Einstufung der Corona-Pandemie als höhere Gewalt deutlich.

Welche arbeitsrechtlichen Besonderheiten gilt es beim Homeoffice im Ausland zu beachten? Verlegen Arbeitnehmer ihr Homeoffice vorübergehend ins Ausland, so müssen Personalverantwortliche weiter klären, welches Arbeitsrecht gilt. Vorrangig findet dasjenige Arbeitsrecht des Staates Anwendung, in dem der „gewöhnliche Arbeitsort“ liegt. Bei lediglich vorübergehendem Tätigwerden im Homeoffice im Ausland, ist dies regelmäßig weniger problematisch. Die zeitlichen Aspekte sind daher nicht nur im Zusammenhang mit der 183-Tage-Regelung im Steuerrecht relevant.

Achtung bei dauerhaftem Homeoffice im Ausland

Eine weitere und meist komplexere Fallgruppe betrifft Personen, die beispielsweise der Liebe wegen oder aus anderen persönlichen Motiven ins Ausland auswandern und von dort aus dem Homeoffice für das deutsche Unternehmen tätig werden. Das Tätigwerden im Homeoffice im Ausland hat hier keinen vorübergehenden Charakter mehr und bringt rechtliche Änderungen mit sich. „Werden Mitarbeiter ausschließlich im Ausland tätig, liegen der gewöhnliche Arbeitsort und der Schwerpunkt des Arbeitsverhältnisses ebenfalls im Ausland Ein Rechtswahl und Zusatzvereinbarung nach deutschem Arbeitsrecht sind hier meist nicht mehr ausreichend “, sagt Jurist Dotou.

Um den Aufwand gering zu halten, greifen manche Firmen auf die Möglichkeit einer unabhängigen Auftragnehmer-Vereinbarung zurück. Dabei gelten die betreffenden Mitarbeiter als Freelancer und sind nicht mehr Angestellte. In diesem Fall hätte das Unternehmen jedoch keinerlei Weisungsrechte mehr. Außerdem müsste die Tätigkeit der Mitarbeiter stets unter den möglichen Bestimmungen des Beschäftigungsstaates zur Scheinselbstständigkeit betrachtet werden. Und es wäre generell notwendig, zu betrachten, welche Verpflichtungen für den Arbeitgeber mit dieser Konstellation einhergehen.

Entsendung ins Ausland kann nicht angetreten werden

Eine andere Fallgruppe betrifft Arbeitnehmer, die entsandt werden sollten, um einer Tätigkeit im Ausland nachzugehen und nun aufgrund von Einreiseverboten oder aus persönlichen Gründen nicht ins Ausland können. Es ist nicht unwahrscheinlich, dass diese Konstellation noch häufiger vorkommen wird – etwa wenn einzelne Staaten eine Corona-Impfung voraussetzen und diese (noch) nicht gegeben ist.

Dazu ein Beispiel: Ein deutsches Textilunternehmen wollte eine Mitarbeiterin als Geschäftsführerin der neu gegründeten Tochtergesellschaft in Australien einsetzen. Diese war bislang als Projektleiterin in Deutschland angestellt und sollte zum 1. März 2020 mit dem Auf- und Ausbau des Australiengeschäfts beginnen. Dafür wurde ein australischer Arbeitsvertrag geschlossen und der deutsche ruhend gestellt. Wegen der Pandemie bedingten Reisebeschränkungen und weil sie ebenfalls aufgrund der Krise kein Visum erhielt, war es der Mitarbeiterin nicht möglich, nach Australien zu fliegen und ihren Job anzutreten. Die australische Gesellschaft konnte auf die Expertise ihrer neuen Geschäftsführerin jedoch nicht warten und drängte auf eine schnelle Lösung des Problems. Ihr Vorschlag: Sie könne einen Großteil ihrer Aufgaben auch im deutschen Homeoffice heraus steuern. Klang bestechend einfach, war es aber mitnichten.

Seminarhinweis der BDAE Consult: Homeoffice im Ausland: Anforderungen an Arbeitgeber und Personalverantwortliche

Homeoffice-im-Ausland

Die BDAE Consult veranstaltet regelmäßig Online-Seminare zu den rechtlichen Besonderheiten von Homeoffice-Tätigkeiten im Ausland.

Themen-Überblick:

  • Homeoffice vs. mobiler Arbeitsplatz: Wo liegt der Unterschied?
  • (Arbeits-)Vertragliche Gestaltung des geplanten Vorhabens: Auftragsverhältnis- vs. Arbeitsverhältnis
  • Steuer- und sozialversicherungsrechtliche Auswirkungen aufgrund der Verlegung des Arbeitsortes ins Ausland
  • Umsetzung der Steuer- und Sozialabgaben für Arbeitgeber mit Sitz in Deutschland und Beitrags- und Steuerpflicht des Mitarbeiters im Ausland
  • Mögliche Arbeitgeberpflichten im Ausland
  • Berücksichtigung regelmäßiger Arbeitstätigkeiten im Inland: Was ist zu tun?

Bei Interesse an der Teilnahme an einem solchen Seminar wenden Sie sich gerne an Andrea Funke (afunke@bdae.com)

Da die Mitarbeiterin einen australischen Arbeitsvertrag unterschrieben hatte, bezog sie auch ihr Gehalt von der australischen Gesellschaft und übte ihre Tätigkeit als Geschäftsführerin für die australische Gesellschaft aus. Insbesondere Tätigkeiten, die in der Geschäftsführerfunktion, die außerhalb des Staates ausgeübt werden, in dem die Gesellschaft Ihren Sitz hat, bringen eine immanente steuerrechtliche Gefahr mit sich, eine Betriebsstätte zu begründen.

Was also tun? „Wir empfahlen damals, den australischen Arbeitsvertrag zunächst auszusetzen und die Mitarbeiterin weiterhin im deutschen Unternehmen angestellt zu lassen. Damit sollte der Beginn des Auslandseinsatzes und damit die Tätigkeit als Geschäftsführerin einfach verschoben werden. Schlichte Vorbereitungstätigkeiten und mögliche beratende Unterstützung durch die zukünftige Geschäftsführerin können aus Deutschland heraus organisiert werden. Weitergehende Rahmenbedingungen konnten und mussten zwischen den Gesellschaften geregelt werden. Damit konnte die künftige Geschäftsführerin der australischen Niederlassung problemlos – wenn auch begrenzt und nicht wie geplant – aus dem deutschen Homeoffice das Büro in Australien unterstützen. Hierbei gilt es aber zu beachten, dass diese Lösung absolut stichhaltig und den Compliance-Anforderungen entsprechend dokumentiert wird“, erinnert sich Unternehmensberater Dotou.

Kein Recht auf Homeoffice im Ausland

Ein allgemeines Recht zum Tätigwerden außerhalb des Betriebssitzes im Homeoffice besteht übrigens nicht. Wenn Arbeitgeber dieses gewähren, so sollten Art und Umfang des Tätigwerdens im Homeoffice festgehalten und sofern möglich zeitliche befristet werden. Auch eine Rechtswahl ist empfehlenswert, sie gilt jedoch in internationalen Sachverhalten bestenfalls sehr eingeschränkt. Vor allem spielen die zeitlichen Rahmenbedingungen eine entscheidende Rolle. Die Anwendbarkeit des deutschen Arbeitsrechts ist weniger kritisch, wenn Mitarbeiter lediglich vorübergehend im Ausland tätig werden, der Schwerpunkt der Arbeitstätigkeit und des Arbeitsverhältnisses jedoch in Deutschland verbleibt.

Auch die steuerrechtlichen Auswirkungen können in der Regel im Rahmen der 183-Tageregelung beschränkt werden, sofern die Arbeitstätigkeit im ausländischen Arbeitszimmer nur vorübergehender Art ist und der Wohnsitz in Deutschland aufrecht erhalten bleibt. Wichtig ist hierbei die speziellen Regelungen des jeweiligen Doppelbesteuerungsabkommens (DBA) zu beachten.

Eines gilt grundsätzlich: Das Vorhaben „Homeoffice im Ausland“ sollte vorausschauend geplant werden, um nicht in die missliche Lage zu gelangen einen geänderten Sachverhalt neu bewerten und rückabwickeln zu müssen. Nicht selten verändern sich Sachverhalte entgegen der bisherigen Planung – aus kurzfristig wird langfristig. Halten sich Mitarbeiter jedoch nicht mehr nur vorübergehend im Ausland auf, kann sich der Aufwand für Personalabteilungen signifikant erhöhen.

Homeoffice wird zunehmend zur Normalität – und wird es wohl bleiben

Seit Ausbruch der Corona-Pandemie sind Millionen Berufstätige ins Homeoffice gewechselt – und bis heute nicht wieder in die Büros zurückgekehrt. Aktuell arbeitet jeder Vierte (25 Prozent) ausschließlich im Homeoffice. Das entspricht 10,5 Millionen Berufstätigen. Auf weitere 20 Prozent (8,3 Millionen) trifft das zumindest teilweise zu, also nicht an allen Arbeitstagen pro Woche. Insgesamt arbeitet damit aktuell fast jeder Zweite (45 Prozent) zumindest teilweise im Homeoffice. Das ist das Ergebnis einer repräsentativen Befragung von 1.503 Erwerbstätigen in Deutschland im Auftrag des Digitalverbands Bitkom.

Auch nach Ende der Corona-Pandemie werden sehr viel mehr Menschen im Homeoffice arbeiten als zuvor. Nach Bitkom-Berechnungen wird mehr als jeder Dritte (35 Prozent) den Arbeitsort flexibel wählen. Das entspricht 14,7 Millionen Berufstätigen. 3,2 Millionen (8 Prozent) werden ausschließlich im Homeoffice arbeiten, weitere 11,5 Millionen (27 Prozent) teilweise. Vor der Pandemie war Homeoffice eher die Ausnahme. Lediglich 3 Prozent der Berufstätigen (1,4 Millionen) arbeiteten ausschließlich im Homeoffice, weitere 15 Prozent (6,3 Millionen) teilweise. Grundsätzlich sieht mehr als die Hälfte (55 Prozent) der Berufstätigen ihre Tätigkeit zumindest teilweise als Homeoffice-geeignet an. Jeder Fünfte (21 Prozent) könnte nach eigener Einschätzung sogar vollständig im Homeoffice arbeiten.

„Die Corona-Pandemie ist der Auslöser eines tiefgreifenden und nachhaltigen Wandels in der Arbeitswelt. Nach dem für die allermeisten erzwungenen Wechsel ins Homeoffice mit dem Lockdown im Frühjahr hat die große Mehrheit in den vergangenen Monaten überwiegend positive Erfahrungen gemacht“, sagt Bitkom-Präsident Achim Berg. „Die Corona-Krise hat gezeigt, dass flexibles Arbeiten die Qualität der Arbeitsergebnisse nicht schmälert – im Gegenteil. Unabhängig von Zeit und Ort zu arbeiten, kann allen Seiten Vorteile bringen, aber das setzt einen tiefgreifenden Kulturwandel in der Arbeitswelt voraus. Der Wandel der Arbeitswelt muss nun politisch pro-aktiv flankiert und mit Anreizsystemen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer unterstützt werden.“