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Mitarbeitereinsatz in Corona-Krise

„Momentan ist der internationale Mitarbeitereinsatz komplett zum Erliegen gekommen“

Die Corona-Krise verunsichert global agierende Unternehmen, die Mitarbeiter im Ausland einsetzen, auf besondere Weise. Worauf diese achten müssen, wenn die Entsendung pausiert, wenn Expats vorzeitig aus dem Ausland zurückkehren, welche Regelungen für Grenzgänger und Mehrfachbeschäftigte in der EU gelten und was die Pandemie für die Global-Mobility-Branche bedeutet, erläutert Omer Dotou, Leiter der Unternehmensberatung BDAE Consult GmbH, im Interview.

Expat News: Welche Auswirkungen der Corona-Pandemie sind für Ihre Mandanten in Sachen Mitarbeitereinsatz im Ausland besonders gravierend? Mit welchen Fragen kommen diese derzeit auf Sie zu?

Dotou: Unsere Mandanten haben als global agierende Unternehmen die Auswirkungen der Corona-Pandemie deutlich gespürt, weil viele Länder mehr oder weniger gleichzeitig innerhalb von einigen Wochen von der Pandemie und der damit einhergehenden restriktiven Maßnahmen betroffen sind. Dieser Zustand brachte Planungsunsicherheit für wichtige Projekte im Ausland mit sich. Besonders gravierend ist die Tatsache, dass niemand vorhersehen kann, wann sich die Lage beruhigen wird. Es ist daher schwer für die Mandanten und auch für uns als Berater, mögliche Haftungsrisiken aufgrund nicht erbrachter Dienstleistungen im Ausland und damit die Nichterfüllung vertraglich zugesicherter Leistungen zu beurteilen.

Die Sorgen und Fragen betrafen in diesem Zusammenhang zunächst die bereits im Ausland eingesetzten Mitarbeiter. Wir wurden um Empfehlungen gebeten, wie man mit der Risikolage unter Berücksichtigung der Fürsorgepflichten umgehen sollte. Sollten die Mitarbeiter zurück nach Deutschland geholt werden beziehungsweise zu welchem Zeitpunkt sollte dies geschehen, welche rechtlichen Auswirkungen hat eine Unterbrechung und welche Gestaltungsalternativen gibt es hierbei. Besonders betroffen sind dabei Unternehmen, die keine Übersicht über die Gesamtzahl ihrer im Ausland befindlichen Geschäftsreisenden haben.

„Expats leider besonders unter der Planungsunsicherheit“

Darüber hinaus gerieten und geraten noch bereits angestoßene Prozesse wie Visa-Antragsverfahren und Verlängerungen von bereits erteilten Aufenthaltstiteln ins Stocken, da Konsulate und Behörden keine Anträge mehr bearbeiten. Die Sorgen und Angst der Mitarbeiter sind besonders hoch, wenn die persönliche Planung der betroffenen Mitarbeiter, die beispielsweise bereits ihre Wohnung in Deutschland gekündigt hatten, aus dem Ruder läuft.

Expat News: Was müssen Grenzgänger beachten, die derzeit im Homeoffice arbeiten und somit nicht mehr täglich die Grenze zwischen Wohn- und Arbeitsort überqueren?

Dotou: Für Grenzgänger ändert sich glücklicherweise zunächst nichts, niemand muss sich Sorgen über etwaige zusätzlich anfallende Sozialversicherungsbeiträge machen. Es ergeben sich keinerlei Änderungen hinsichtlich des anwendbaren Sozialversicherungsrechts. Das hat der Spitzenverband der Gesetzlichen Krankenversicherung (GKV) bereits am 17. März 2020 in einem Rundschreiben bekanntgegeben. Er empfiehlt allerdings, einen Antrag auf A1-Bescheinigung nur dann zu stellen, wenn die Behörden des anderen Mitgliedsstaates im Einzelfall einen Nachweis über die Weitergeltung der sozialversicherungsrechtlichen Bestimmungen im Wohnsitzstaat anfordern. Das gilt übrigens auch im umgekehrten Fall für Ausländer, die als Grenzgänger in Deutschland arbeiten. Vermieden werden soll eine Einstufung in mehreren Mitgliedstaaten.

Expat News: Gibt es eine solche Regelung ebenfalls für „Multi-State Workers“ beziehungsweise Mehrfachbeschäftigte in der EU, die jetzt zwangsläufig aufgrund von Grenzschließungen nur noch im Heimatland arbeiten?

Dotou: Dazu möchte ich einmal auf die geltende Regelung bei Personen eingehen, die gewöhnlich in zwei oder mehreren EU-Ländern arbeiten: Bei Arbeitnehmern, die für einen Arbeitgeber gewöhnlich in mehreren Mitgliedstaaten beschäftigt sind, hängt die Versicherungszugehörigkeit vom Umfang der Arbeitsleistung im Wohnmitgliedstaat ab. Wird ein wesentlicher Teil der Beschäftigung (mindestens 25 Prozent der Arbeitszeit) im Wohnmitgliedstaat ausgeübt, gelten insgesamt die Rechtsvorschriften dieses Staats. Arbeiten solche Arbeitnehmer nun ausschließlich im Heimatland oder sogar im Ausland, ändert durch eine Tätigkeit im Homeoffice oder nur in einem Land nichts sofern sie über einen entsprechenden Nachweis verfügen.

„Multi-State Workers sollen aufgrund der Corona-Krise keine sozialversicherungsrechtlichen Nachteile haben“

Laut dem GKV-Rundschreiben sollen sie durch die vorübergehend andere Verteilung der Arbeitszeit keine Nachteile in Bezug auf das Sozialversicherungsrecht haben. Ausgestellte A1-Bescheinigungen bleiben für diese Zeit gültig. Auch hier erübrigt sich aufgrund der fehlenden rechtlichen Relevanz die Information an den Wohnortträger über die vorübergehende Änderung in der Arbeitszeitverteilung.

Expat News: Lassen sich bereits mittel- und langfristige Folgen für den Global Mobility-Bereich durch die Pandemie absehen?

Dotou: Die Folgen sind aktuell schwer einschätzbar. Momentan ist der internationale Mitarbeitereinsatz in Gänze zum Erliegen gekommen, weil es aufgrund der Grenzschließung und anderer Maßnahmen schlicht und einfach nicht mehr möglich ist, eine Auslandsreise anzutreten. Schließlich zeigt die aktuelle Pandemie, dass internationale Lieferketten und Projektverpflichtungen bei staatlichen Eingriffen wie Grenzschließungen und bei Produktionsausfällen im Ausland sehr anfällig sind.

Mitarbeitereinsatz im Ausland könnte nach der Krise wieder an Fahrt aufnehmen

Gleichermaßen ist zu vermuten, dass viele Unternehmen aufgrund der wirtschaftlichen Folgen das primäre Ziel verfolgen werden, zunächst das nationale Geschäft wieder anzukurbeln. Erst im Laufe des Prozesses werden sie voraussichtlich erneut die internationalen Projekte in Angriff nehmen. Diese Vermutung lässt sich jedoch nicht pauschalisieren, vor allem wenn das deutsche Geschäft, beispielsweise die Produktion, maßgeblich von Leistungen aus dem Ausland abhängt. In diesem Fall wäre vielmehr damit zu rechnen, dass der grenzüberschreitende Austausch von Mitarbeitern nicht nur so schnell wie möglich wieder aktiviert würde, sondern aufgrund der wirtschaftlichen Notwendigkeit schnell wieder Fahrt aufnehmen und ein rasantes Wachstum hinlegen könnte. Sozusagen der „Sprint“ nach dem „Shut-Down“.

Expat News: Worauf ist aus Ihrer Sicht zu achten, wenn nun Mitarbeiter aus dem Ausland zurückgeholt werden?

Dotou: Selbstverständlich haben Gesundheit und Sicherheit der im Ausland eingesetzten Mitarbeiter absoluten Vorrang. Darüber hinaus hängt der Handlungsbedarf grundsätzlich von den Rahmenbedingungen des Auslandseinsatzes ab. Davon umfasst sind beispielsweise auch vertragliche Verpflichtung gegenüber den Gesellschaften oder Auftraggebern im Ausland.

Auch stellt sich die Frage, welche rechtlichen Folgen eine nicht nur vorübergehende, sondern dauerhafte Rückkehr nach Deutschland hat und vor allem auch, wie diese gestaltet werden sollte. Beispielsweise hat eine vorzeitige Beendigung eines Auslandseinsatzes andere Folgen, als eine bloße Unterbrechung. Auch die Frage, ob ein Mitarbeiter seine Arbeitsleistungen wieder in Deutschland für die deutsche Gesellschaft erbringt oder dann für die ausländische Gesellschaft im Homeoffice aus Deutschland heraus arbeitet, ist dabei zu berücksichtigen.

„Eine vorzeitig beendete Entsendung muss dem Sozialversicherungsträger gemeldet werden“

Wird eine Entsendung wegen der Corona-Pandemie für kurze Zeit unterbrochen, muss der Arbeitgeber keine Änderungen bezüglich bereits ausgestellter A1-Bescheinigungen vornehmen. Dies gilt allerdings nur für alle Änderungen, die nicht länger als zwei Monate dauern und die das Ende der sozialversicherungsrechtlichen Entsendung nicht nach hinten verschieben. Eine Ausnahme besteht bei einer Entsendung in einen Staat, mit dem Deutschland ein Sozialversicherungsabkommen geschlossen hat. Diese kann dann ausnahmsweise auch länger als zwei Monate unterbrochen werden.

Wenn sich der Mitarbeitereinsatz im Ausland jedoch insgesamt nach hinten verschieben sollte, müssen Unternehmen für ihre Mitarbeiter erneut eine Entsendebescheinigung beantragen. Und wird der Auslandseinsatz vorzeitig beendet beziehungsweise abgebrochen, muss dies dem jeweiligen Sozialversicherungsträger gemeldet werden, der die Bescheinigung ausgestellt hat. Das gilt auch für Arbeitnehmer, für die eine Ausnahmevereinbarung getroffen wurde.

Expat News: Viele ins Ausland entsandten Mitarbeiter sind aufgrund der aktuellen Situation vorübergehend nach Deutschland zurückgekehrt. Gelten deren Entsendungen als unterbrochen und somit neu beantragt werden?

Dotou: Eine Entsendung gilt als unterbrochen, wenn die Dauer der Unterbrechung mehr als zwei Monate beträgt und sich das Ende der Auslandsbeschäftigung insgesamt nicht nach hinten verschiebt.

In Bezug auf einzelne Staaten, mit denen Deutschland durch ein bilaterales Sozialversicherungsabkommen verbunden ist, gilt ein längerer Zeitraum. Der Arbeitgeber muss eine entsprechende Mitteilung an den zuständigen Sozialversicherungsträger vornehmen und für den Verlängerungszeitraum eine neue Entsendebescheinigung beantragen. Andernfalls bleiben ausgestellte A1-Bescheinigungen und andere „Certificates of Coverage“ gültig.

Wird jedoch die Entsendung vorzeitig abgebrochen, trifft den Arbeitgeber die Pflicht den Sozialversicherungsträger zu unterrichten. Die Regelungen gelten in Übrigen auch für Ausnahmevereinbarungen.

Kein Unterschied zwischen Dienstreise und Entsendung
Seit dem Wirksamwerden der Verordnung (EG) 883/2004 im Jahr 2010 sind Arbeitgeber beziehungsweise Arbeitnehmer gesetzlich verpflichtet, jede grenzüberschreitende Tätigkeit innerhalb der EU/EWR und der Schweiz beim zuständigen Versicherungsträger anzuzeigen. Wichtig: Da es im Sozialversicherungsrecht keine Unterscheidung zwischen einer Entsendung und einer Dienstreise gibt, bedeutet dies, dass für jede noch so kurze grenzüberschreitende Tätigkeit ab dem ersten Tag eine A1-Bescheinigung notwendig ist. Eine zeitliche Bagatellgrenze für Dienstreisen oder Entsendungen sehen die gesetzlichen Rahmenbedingungen derzeit nicht vor. Auch bei nur stundenweisem Aufenthalt im EU-Ausland handelt es sich derzeit noch um eine Entsendung.