Worauf bei Dienstreisen ins Ausland geachtet werden muss

Dienstreisen ins Ausland sind  oft eine willkommene Abwechslung, können aber mitunter mit hohem Aufwand verbunden sein. Während Dienstreisen innerhalb der Europäischen Union einfacher und komfortabler sind als je zuvor, gestaltet sich die Reise außerhalb der EU aufwändiger. Doch mit einer sorgfältigen Planung stehen einer erfolgreichen Dienstreise in- und außerhalb der EU sowie der steuerlichen Geltendmachung im Nachhinein nichts im Weg. Welche Vorbereitung getroffen werden sollten, verratet dieser Artikel.

Allgemeine Reisevorbereitung

Rahmenbedingungen abklären

Die Dienstreise ist arbeitsrechtlich nicht klar definiert. Somit gibt es keine einheitlichen Regelungen rund um die Dienstreise. Ein Arbeitgeber ist beispielsweise nicht dazu verpflichtet, die Kosten für eine Dienstreise zu übernehmen. In den meisten Fällen werden die Kosten zwar erstattet, doch um Missverständnisse zu vermeiden, sollte die Kostenübernahme jedenfalls geklärt werden. Genauso wenig ist geregelt, welche Tätigkeiten auf dem Weg zum Reiseziel und während der Reise selbst als Arbeitszeit gelten. Daher sollten die grundlegenden Rahmenbedingungen bereits im Vorfeld besprochen und schriftlich festgehalten werden.

Firmenkreditkarten einführen

Eine Dienstreise kann ein immenser Kostenfaktor sein. Insbesondere bei längeren Aufenthalten kann der Überblick über die Reisekosten daher schnell verloren gehen. Mithilfe von Firmenkreditkarten für Mitarbeiter bleiben die Ausgaben einer Dienstreise stets im Blick. Moderne Anbieter wie Moss ermöglichen es, physische und virtuelle Firmenkreditkarten in unbegrenzter Anzahl auszustellen. Die Karten sind dabei mit einem Verwendungszweck und einem Limit ausgestattet, wodurch Mitarbeiter innerhalb Ihres finanziellen Rahmens bequem und sicher Ausgaben tätigen können und dabei vollste Flexibilität haben. So kommt es während einer Dienstreise zu keine privaten Barauslagen und die Reisekosten müssen nicht über eine aufwändige Spesenabrechnung rückerstattet werden. Das macht die Dienstreise für beide Parteien entspannter.

Vorschriften beachten

Innerhalb der EU: A1-Bescheinigung

Grundsätzlich sind Sozialversicherungsbeiträge dort zu leisten, wo die Erwerbstätigkeit besteht – auch bei Dienstreisen. Die Dauer der Geschäftsreise hat darauf keinen Einfluss. Innerhalb der EU gibt es aber bereits Vereinfachungen, um eine doppelte Abgabe der Sozialversicherung im Heimat- und im Reiseland zu vermeiden. Mit einer A1-Bescheinigung können Dienstreisende nachweisen, dass sie während der Auswärtstätigkeit über das Heimatland sozialversichert sind. Der Nachweis sollte frühzeitig beantragt werden, denn ohne die Bescheinigung können eine Ablehnung der Arbeitserlaubnis, eine Verweigerung des Zutritts, oder Bußgelder folgen.

Außerhalb der EU: Einreisebestimmungen abklären

Im Gegensatz zur EU können die Einreisebestimmungen bei Nicht-EU-Ländern stark variieren. Viele Ländern haben strenge Bestimmungen und erfordern für die Einreise ein Visum. Wenngleich der deutsche Reisepass im weltweiten Vergleich sehr stark ist und weltweit die zweitgrößte Reisefreiheit ermöglicht, können die Regelungen bei der Erwerbstätigkeit abweichen. Die jeweiligen Arbeitsbestimmungen sollten daher früh genug in Erfahrung gebracht und im Zweifelsfall auch beim Auswärtigen Amt erfragt werden. Denn für die Beantragung eines Arbeitsvisums werden zahlreiche Unterlagen benötigt und insbesondere während Hauptreisezeiten sollte genügend Zeit für die Ausstellung eingeplant werden.

Voraussetzungen für steuerliche Absetzung der Dienstreise

Belege aufbewahren 

Bei einer Dienstreise entstehen unweigerlich höhere Kosten in Form von Reisekosten. Hierzu gehören Kosten für die Übernachtung, Verpflegung, Transportkosten und weitere Nebenkosten. Um diese Kosten im Nachhinein zurückerstattet zu bekommen, müssen die Belege als Nachweis aufbewahrt werden. Über eine Firmenkreditkarte sind alle anfallenden Ausgaben direkt dokumentiert. Moderne Anbieter wie Moss ermöglichen es zudem, die zugehörigen Belege direkt per Webanwendung, App oder per E-Mail hochzuladen. Fehlt ein Beleg, erinnert die ganzheitliche Ausgabenlösung den Mitarbeiter daran. So kann es nie passieren, dass ein Beleg während der Dienstreise abhanden kommt.

Verpflegungsmehraufwand im Ausland

Anders als die anderen Reisekosten wird der Verpflegungsmehraufwand nicht in exakter Höhe erstattet, sondern über Verpflegungspauschale rückerstattet. Die Pauschalbeträge für den Verpflegungsmehraufwand sind allerdings von Land zu Land unterschiedlich. Auch innerhalb eines Landes kann es zu Unterschieden kommen: So gelten etwa für Paris höhere Pauschbeträge als im restlichen Frankreich. Aus diesem Grund ist es wichtig, sich im Vorfeld über die jeweiligen gesetzlichen Pauschalbeträgen zu informieren. Das Bundesministerium für Finanzen (BMF) veröffentlicht hierfür jährlich eine Tabelle mit den geltenden Pauschalbeträgen.

Steuerliche Geltendmachung

In den meisten Fällen übernehmen Arbeitgeber die gesamten Kosten für die Dienstreise. Mit der Einführung von Firmenkreditkarten ist die Abrechnung auch im Nu erledigt. Die Kosten können anschließend steuerlich geltend gemacht und als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Dadurch wird der Gewinn verringert, wodurch Steuern gesenkt werden können. Zu den Ausgaben, die abgesetzt werden können, gehören unabhängig vom Zielland: die Reisekosten, Übernachtungskosten, Reisenebenkosten und der Verpflegungsmehraufwand. Sollten die Kosten allerdings nicht übernommen werden, können Arbeitnehmer die Reiseausgaben in ihrer eigenen Steuererklärung gänzlich als Werbekosten absetzen.