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Anzeige Geschäftsreisen ins Ausland
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Geschäftsreisen ins Ausland: Was Sie für Ihren Flug beachten sollten

Geschäftsreisen ins Ausland haben mit einem gewöhnlichen Erholungsurlaub nur wenig gemein – wenn etwas schiefgeht, kann sich das empfindlich auf den Unternehmenserfolg auswirken. Dementsprechend sollte alles gut durchdacht sein, bevor Sie in den Flieger steigen. Wie Sie Ihre geschäftliche Flugreise ins Ausland möglichst stressfrei gestalten, erfahren Sie hier.

Details mit dem Arbeitgeber klären

Die Reiseplanung startet in der Regel schon einige Wochen vor der tatsächlichen Geschäftsreise, damit alles reibungslos abläuft. Beginnen Sie am besten mit der Vorbereitung am Arbeitsplatz:

  • Vertretung bestimmen und Aufgaben delegieren
  • Termine mit ausländischen Geschäftspartnern festlegen
  • Geschäftsdokumente, Präsentationen, etc. vorbereiten
  • Hotel und Flug buchen – entweder über die HR-Abteilung oder selbst
  • Wenn Sie selbst buchen: Economy- oder Business-Class?
  • Reisekostenabrechnung klären

Übrigens: Die Reisezeit zählt üblicherweise als Arbeitszeit, jedoch nur für die kürzeste Reiseroute. Wählen Sie selbst einen längeren Weg, bekommen Sie die zusätzliche Zeit nicht mehr vergütet.

Frühzeitig Unterlagen zusammenstellen

Je früher Sie mit der Organisation Ihrer Unterlagen beginnen, desto besser. Grundsätzlich gehören wichtige Dokumente stets griffbereit ins Handgepäck. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, vorab eine klar definierte Checkliste fürs Fluggepäck anzufertigen. So können Sie später nichts vergessen.

Die folgenden Dokumente sind für Geschäftsreisen fast immer notwendig:

• Gültiger Reisepass
• Bordkarte für den Flug
• Hotel-Buchungsbestätigung
• Weitere Transfer-Tickets
• Wichtige Geschäftsdokumente
• Gegebenenfalls Visum
• Führerschein (eventuell internationalen Führerschein beantragen)
• A1- beziehungsweise Entsendebescheinigung für die Sozialversicherung

Ob Sie noch mehr Dokumente benötigen, hängt in erster Linie vom Zielland ab. Das Auswärtige Amt liefert eine Übersicht, welche Bestimmungen in welchem Land zu beachten sind. Dort finden Sie außerdem Informationen zu kulturellen Gepflogenheiten und aktuelle Hinweise oder Reisewarnungen.

Impfschutz bei Geschäftsreisen ins Ausland prüfen

Geschäftsreisen ins Ausland

Impfkalender für die wichtigsten Impfungen (© parkandfly.de)

Vor allem wenn Sie in Tropenländer reisen, sind gewisse Impfungen verpflichtend. Das gilt für touristische und geschäftliche Reisen gleichermaßen. Informieren Sie sich daher frühzeitig, gegen welche Krankheiten Sie sich impfen lassen müssen. In Zukunft schließt das eventuell eine Corona-Impfung mit ein, denn manche Airlines planen bereits eine Impfpflicht.

Was kommt ins Handgepäck?

Geschäftsreisen ins Ausland

Alles unmittelbar Wichtige gehört ins Handgepäck (© parkandfly.de)

Die Grundregel beim Handgepäck lautet: Geben Sie alles hinein, was Sie unmittelbar brauchen. Notfalls sollten Sie damit auskommen, falls Ihr Koffer verlorengeht. Neben den bereits erwähnten Dokumenten zählen dazu Bargeld (möglichst in der Landeswährung) und Kreditkarte oder wichtige Medikamente. Die wichtigsten Gegenstände für das an Bord mitgeführte Gepäck finden Sie hier aufgelistet:

Zusätzlich können Sie sich überlegen, ob Sie elektronische Geräte mit ins Flugzeug nehmen möchten, beispielsweise, um während des Flugs weiterzuarbeiten. Außerdem haben Sie so den Geschäftslaptop bei sich, falls das aufgegebene Gepäck nicht ankommt. Vergessen Sie passende Ladekabel und Strom-Adapter nicht!

Was gehört in den Koffer?

Für den Koffer gilt: Die Gewichtsbestimmungen müssen unbedingt eingehalten werden, damit es kein böses Erwachen beim Check-In gibt. Besorgen Sie sich dafür eventuell eine Kofferwaage. Ansonsten sind diese Dinge Pflichtausstattung für das Aufgabegepäck:

Business-Kleidung

Je nach Länge des Aufenthalts, Anzahl der Termine, Jahreszeit beziehungsweise Klima des Ziellandes planen Sie am besten gleich mehrere Outfits mit ein. Diese Kleidungsgegenstände gehören in Ihren Koffer:

  • Anzug/Kostüm
  • Blusen/Hemden
  • Röcke/Hosen
  • Krawatte
  • Strumpfhosen/Socken
  • Schlafkleidung
  • Unterwäsche
  • Schuhe
  • Jacke, Mütze, Schals etc. (je nach Temperatur)

Freizeitkleidung

Legere Kleidung ist für außerberufliche Aktivitäten angenehm, wenn Zeit dafür bleibt. Falls vorhanden, packen Sie auch Sport- oder Badebekleidung fürs Fitnessstudio oder den Wellnessbereich im Hotel ein.

Hygienebeutel

Im Regelfall sind Hygieneartikel im Koffer gut aufgehoben. Wollen Sie einige davon lieber ins Handgepäck stecken, dürfen Flüssigkeitsbehälter maximal 100 ml fassen. Viele Produkte gibt es extra für diesen Zweck in Reisegrößen. Hier eine kurze Packliste für den Kulturbeutel:

  • Zahnbürste + Zahnpasta
  • Shampoo + Duschgel
  • Deodorant
  • Rasierer
  • Kosmetik
  • Haarbürste
  • Sonstige Hygieneartikel
  • Notfall-Reiseapotheke (lebenswichtige Medikamente gehören ins Handgepäck!)

Private Gegenstände
Wenn noch Platz bleibt, dürfen gerne noch weitere Gegenstände in den Koffer. Vielleicht möchten Sie ein Buch zur abendlichen Lektüre einpacken oder ein Gastgeschenk mitbringen? Achten Sie nur darauf, dass alles, was Sie einpacken, im Reiseland legal eingeführt werden darf.

Online-Check-In

Viele Airlines bieten heutzutage bis zu 48 Stunden vorher einen Online-Check-In an. Gerade für Handgepäckreisende spart das viel Zeit, da Sie sich das Anstehen am Check-In-Schalter sparen. Darüber hinaus können Sie in vielen Fällen Ihren Sitzplatz wählen.

Was gibt es während der Reise zu beachten

Das Wichtigste zu Beginn: Planen Sie genügend Zeitreserven ein! Es kann immer etwas Unvorhergesehenes passieren, das Ihren Zeitplan durcheinanderwirft. Innerhalb von Europa empfehlen die meisten Fluglinien, spätestens zwei Stunden vorher am Flughafen zu sein. Fürs EU-Ausland sind mindestens drei Stunden besser.

Was trage ich im Flugzeug?

Für das Outfit im Flugzeug schlagen viele Ratgeber vor, gleich ein Business-Outfit zu tragen, falls der Koffer unterwegs verlorengeht. Bei Langstreckenflügen wird dies jedoch schnell unangenehm. Vielleicht findet sich ein Mittelweg mit einer bequemen Stoffhose, oder Sie packen sich für den Notfall ein Set Ersatzkleidung ins Handgepäck.

Verspätungen seitens der Airline

Bei Ausgleichszahlungen im Zuge von Verspätungen steht die Entschädigung normalerweise dem Reisenden zu. Ihre Firma kann jedoch im Dienstvertrag oder Dienstreiseantrag festlegen, dass Entschädigungen ans Unternehmen abzutreten sind.

Was passiert mit gesammelten Bonusmeilen?

Die meisten Fluglinien bieten über verschiedene Meilenprogramme Rabatte und Bonuspakete für Vielflieger an. Diese Bonusmeilen stehen dem Unternehmen zu. Privat verwenden dürfen Sie diese nur, wenn eine ausdrückliche Zustimmung des Arbeitgebers vorliegt. Klären Sie dies also gegebenenfalls vorher ab.

Fazit: Mit guter Vorbereitung stressfrei reisen

Bei Geschäftsreisen ins Ausland ist die richtige Planung das A und O. Ob Dokumente, Impfungen, Packlisten oder Einreisebestimmungen. Mithilfe der hier genannten Tipps sparen Sie sich selbst und Ihrem Arbeitgeber viel Stress und Kopfzerbrechen und sind bereit für Ihren nächsten Auslandsaufenthalt.