Werden ausländische Mitarbeiter im Rahmen einer Entsendung bei einem deutschen Unternehmen angestellt, stehen Personaler vor zahlreichen Hürden. Eine der größten ist der richtige Umgang mit der Steuerpflicht in Deutschland. Scheinbar kleine Fehler können immense Auswirkungen haben und Verantwortliche sogar ins Gefängnis bringen. Wir sprachen mit Jürgen Bächle, Steuerberater und Fachberater für Internationales Steuerecht, über häufig auftretende steuerrechtliche Stolpersteine.

EXPAT NEWS: Wann sind die in Deutschland eingesetzten ausländischen Mitarbeiter auch in Deutschland steuerpflichtig?

Bächle: Es gibt eine Grundregel: Arbeitseinkommen ist immer in dem Land zu versteuern, in dem die Arbeit physisch ausgeübt wird. Das heißt, auch wenn sich beispielsweise ein Mitarbeiter eines ausländischen Unternehmens beruflich nur für drei Stunden in Deutschland aufhält, ist dieses Einkommen grundsätzlich in Deutschland steuerpflichtig und muss sein im Ausland ansässiger Arbeitgeber in Deutschland Steuern abführen. Die im Heimatstaat unbeschränkte und in Deutschland beschränkte Steuerpflicht bleibt auch dann bestehen, wenn es ein so genanntes Abkommen zur Vermeidung der Doppelbesteuerung (DBA) zwischen zwei Staaten gibt. Allerdings regeln die DBA für jede Einkunftsart einzeln, anhand festgelegter Kriterien, welcher Staat auf die Ausübung seiner Besteuerungsrechte verzichtet. Das Problem ist, dass es hierbei regelmäßig zu unterschiedlichen Meinungen kommt. In solchen Fällen muss dann zunächst der gesamte Rechtsweg ausgeschöpft werden, was langwierig ist und teuer ist. Bleibt es danach bei der echten Doppelbesteuerung dann kann in einem Verständigungsverfahren zwischen den beteiligten Staaten geregelt werden, wer endgültig die Steuer bekommt.

EXPAT NEWS: Gibt es auch Fälle in denen der in Deutschland eingesetzte ausländische Mitarbeiter in Deutschland nicht steuerpflichtig ist? Welche sind das?

Bächle: Man muss hinsichtlich der Steuerpflicht für jede Einkunftsquelle einzeln prüfen, was wo versteuert wird. Neben dem Arbeitseinkommen in Deutschland kann ein Arbeitnehmer ja auch Mieteinkünfte oder Kapitaleinkünfte haben oder auch Einkünfte aus weiteren ausländischen Arbeitsverhältnissen. Es gibt viele Fälle, in denen die ausländischen Beschäftigten hierzulande nicht steuerpflichtig sind. Dies ist etwa der Fall, wenn ein ausländischer Mitarbeiter sowohl in Deutschland als auch im Heimatland einen Wohnsitz hat. So ein Doppelwohnsitz kann dazu führen, dass eine unbeschränkte Steuerpflicht in verschiedenen Ländern vorliegt. Besteht jedoch ein Doppelbesteuerungsabkommen, wird geprüft, welcher Staat als Ansässigkeitsstaat gilt. Das ist in der Regel der Staat, in dem der Arbeitnehmer die sozialen Anknüpfungspunkte hat. Ist der Ansässigkeitsstaat im Heimatland des ausländischen Mitarbeiters, wäre das Einkommen in Deutschland dann nicht zu versteuern, wenn der Arbeitnehmer als so genannter Grenzgänger gilt.

EXPAT NEWS: Gibt es Ausnahmen?

Bächle: Mit Belgien, Frankreich, Österreich und der Schweiz gibt es in den Doppelbesteuerungsabkommen eine vom Standard abweichende Regelung. Unter bestimmten Voraussetzungen, wie beispielsweise, dass der Grenzgänger an jedem Tag nach der Arbeit in sein Heimatland zurückkehrt, ist das Einkommen in Deutschland nicht steuerpflichtig. Die Kriterien sind aber im Verhältnis zu Frankreich anders als zur Schweiz. Man muss zudem prüfen, welche Funktion der Arbeitnehmer hat. Im Verhältnis zur Schweiz  werden die Nicht-Rückkehrtage von Führungskräften anders gerechnet als bei den übrigen Arbeitnehmern und zwar dann, wenn die Funktion der Führungskräfte im Handelsregister eingetragen ist. Überhaupt ist schon das richtige Zählen der Nicht-Rückkehrtage eine Wissenschaft für sich.

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Seminar am 18. September 2014

Einsatz ausländischer Mitarbeiter in Deutschland

Ein anderer Fall ist die 183-Tage-Regelung. Nach geltenden Doppelbesteuerungsabkommen steht das Besteuerungsrecht der Einkünfte dem Tätigkeitsstaat zu. Hiervon wird jedoch abgewichen, wenn sich der ausländische Beschäftigte weniger als 183 Tage innerhalb eines Zeitraums von 12 Monaten in Deutschland aufgehalten hat und der Arbeitgeber, der die Vergütung zahlt, nicht im Tätigkeitsstaat ansässig ist und die Vergütung nicht von einer Betriebstätte getragen wird, die der Arbeitgeber in Deutschland hat. Die 183-Tage-Regel wird oft missverstanden. Dies rührt auch daher, dass die Lohnbüros oft nicht ahnen und auch nicht wissen können, ob der Mitarbeiter im Rahmen einer steuerlichen Betriebsstätte des ausländischen Arbeitgebers tätig ist. Das weiß meist nicht einmal der Mitarbeiter selbst, um dessen Steuer es schließlich geht. Hier hilft nur saubere Recherche und Beratung.

EXPAT NEWS: Was sind die häufigsten Fehler, die von den Verantwortlichen in den deutschen Unternehmen in Bezug auf die Steuerpflicht ausländischer Mitarbeiter, gemacht werden? Können Sie Beispiele aus Ihrer Praxis nennen, die Ihnen besonders stark im Gedächtnis geblieben sind?

Bächle: Bei Entsendungen, egal ob nach Deutschland oder aus Deutschland heraus, passieren häufig Fehler. Da kann ich viele Praxisfälle nennen.

So hatte einmal ein deutsches Unternehmen eine Spezialmaschine in Italien bestellt. Die Maschine wurde in Italien gebaut und nach Deutschland transportiert und von den italienischen Monteuren vor Ort aufgestellt und installiert. Die ganze Auftragsabwicklung dauerte mehrere Monate. Was genau ist jetzt problematisch an diesem Fall? Weil das italienische Unternehmen ein Projekt in Deutschland abgewickelt hat und es aufgrund von unterschiedlichen unvorhersehbaren Faktoren – wie beispielsweise schlechtes Wetter oder Flugstreik – zu einer Verzögerung im Zeitplan gekommen ist, ist es laut Definition des DBA zum Entstehen einer Betriebsstätte in Deutschland gekommen.

Das bedeutet, dass plötzlich alle Mitarbeiter, die im Rahmen dieses Projektes in Deutschland tätig sind oder es waren, in Deutschland steuerpflichtig werden. Davon betroffen sind auch Mitarbeiter, die zu Beginn des Projekts eingesetzt waren und längst aus dem Unternehmen ausgeschieden sind. Damals war noch nicht abzusehen, dass das Projekt so lange dauert und eine Betriebsstätte entsteht. Man ging von der 183-Tage-Regel aus, die im Nachhinein aber nicht mehr anwendbar ist. Hinzukommt, dass das italienische Unternehmen mit seinem gesamten Gewinn oder Verlust in Deutschland steuerpflichtig wird und nun auch die komplette Buchführung auf Deutsch vornehmen muss.

EXPAT NEWS: Sind bestimmte Branchen besonders anfällig für Fehler bei der Besteuerung?

Bächle: Viele Fälle passieren tatsächlich in der Baubranche und im Maschinen- und Anlagenbau. Aber auch Beratungsunternehmen schliddern gerne in die DBA-Falle. Beispielsweise dann, wenn ein deutscher Auftraggeber den Umbau seines Hauses durch ein polnisches Unternehmen veranlasst. Der Auftraggeber in Deutschland sollte wissen, dass er alleine aufgrund der Größe des Hauses zum Arbeitgeber werden kann und somit Steuer- und Sozialversicherungspflichten befolgen muss. Denn in vielen Fällen lässt sich der eigentliche Arbeitgeber im Ausland nicht erreichen und in diesen Fällen wird derjenige vom Staat belangt, der vor Ort ist.

Genauso problematisch können Fälle sein, in denen Leiharbeiter aus dem Ausland eingesetzt werden. Auch diese sind in Deutschland steuerpflichtig. Bei Leiharbeit muss der der Auftraggeber in Deutschland die Pflichten des eigentlichen Arbeitgebers übernehmen. Problematisch ist hierbei jedoch, dass der Arbeitgeber nicht das Einkommen der Leiharbeiter kennt, sondern nur die Summe, die er an den ausländischen Personaldienstleister zahlt. Daher sollten Auftraggeber eine Beweisvorsorge treffen. Das bedeutet, dass vertraglich geregelt wird, dass die Arbeitsverträge der einzelnen Leiharbeiter eingesehen werden dürfen.

Bächle: „Unternehmen, die bei der Steuerpflicht nachlässig sind, handeln gemäß dem deutschen Steuer- und Steuerstrafrecht gesetzeswidrig und müssen mit unterschiedlichen Konsequenzen rechnen.“

EXPAT NEWS: Welche Konsequenzen drohen den deutschen Unternehmen bei einer falschen Einschätzung der Steuerpflicht des ausländischen Mitarbeiters?

Bächle: Unternehmen, die hier nachlässig sind, handeln gemäß dem deutschen Steuer- und Steuerstrafrecht gesetzeswidrig und müssen mit unterschiedlichen Konsequenzen rechnen. Spätestens seit dem Fall Höneß weiß man, dass man ab einer Million Euro ins Gefängnis kommt. Und eine Million kommt bei mehrjährigem Auslandsbezug im Rahmen einer Lohnsteuerprüfung schnell zusammen. Meist bleibt es dann auch nicht bei der Lohnsteuer, sondern es kommen die Sozialversicherungsbeiträge hinzu.

Natürlich müssen neben den Steuern auch Sozialversicherungsbeträge nebst Zinsen und Strafzuschlägen rückwirkend bezahlt werden. Normalerweise behält der Arbeitgeber die abzuführende Lohnsteuer und auch die Sozialversicherungsbeträge vom Bruttogehalt des Arbeitnehmers ein und führt diese Beträge an die jeweiligen Stellen ab. Der Arbeitnehmer erhält nur sein Nettoeinkommen ausbezahlt. Wenn der Steuer- und Abgabenabzug falsch berechnet ist, dann erhält der Arbeitnehmer zu viel netto. Und wenn dieser nicht bereit dazu ist, die Steuern und den Arbeitnehmeranteil zur Sozialversicherung im Nachhinein zu begleichen, muss der Arbeitgeber dafür aufkommen. Dabei wird für die Berechnung der Höhe der Steuerzahlung das Gehalt, welches der Arbeitnehmer erhalten hat, als Nettogehalt angesetzt und das Bruttogehalt hochgerechnet. Das führt dazu, dass die rückwirkend abzuführende Steuerzahlung höher ist als sie tatsächlich wäre. Zudem wird automatisch von der Lohnsteuerklasse Sechs als Grundlage für die Berechnung ausgegangen – was sich erheblich negativ auf die Höhe der Steuerzahlung auswirkt. Die Sozialversicherungsbeiträge, die normalerweise zur Hälfte vom Arbeitnehmer getragen werden, müssen nun zu 100 Prozent vom deutschen Unternehmen getragen werden.

EXPAT NEWS: Wenn der Arbeitnehmer im Nachhinein eine Steuererklärung abgibt und die Steuern nachzahlt, würde das Unternehmen aber nicht belangt werden. Wie hoch ist in der Realität die Wahrscheinlichkeit, dass sich der Arbeitnehmer dazu bereiterklärt rückwirkend eine Steuererklärung abzugeben und seine Steuern zu begleichen?

Bächle: Das wird in einigen Fällen gemacht. Dies hat den Vorteil für das Unternehmen, dass in diesem Fall die reguläre Steuerklasse als Grundlage für die Berechnung genommen werden kann. Die Steuerhöhe liegt dann in den meisten Fällen unter jener, die das Unternehmen ohne die rückwirkende Steuererklärung des Arbeitnehmers abführen müsste.

Auch für den Arbeitnehmer kann ein Vorteil entstehen. Denn dieser könnte sich in seinem Heimatland für das entsprechende Einkommen, was nun in Deutschland besteuert wird, freistellen lassen und würde die Steuern auch rückwirkend zurückerhalten. Die meisten Mitarbeiter lassen sich darauf jedoch nur ein, wenn das Unternehmen alle anfallenden Kosten übernimmt.

EXPAT NEWS: Sind Ihren Erfahrungen nach die Verantwortlichen in den Unternehmen hinreichend mit den Problemfeldern vertraut, die steuerrechtlich beim Einsatz von ausländischen Mitarbeitern in Deutschland entstehen können oder ist auf diesem Gebiet Weiterbildung notwendig?

Bächle: Unbedingt. Es gibt in vielen Bereichen Schulungsbedarf. Personaler müssen sensibilisiert werden. Ich sehe die Personaler in der Verpflichtung die Mitarbeiter aufzuklären. Und es gibt neben der Einkommensteuer noch weitere Steuern und Bereiche auf die sich eine Entsendung nach Deutschland auswirken kann. Der Ansässigkeitsstaat ist häufig auch die Basis für Familien- und Eherecht oder auch das Güterrecht. Das sollte jeder Mitarbeiter vorher wissen, denn vielleicht beeinflusst es die Entscheidung nach Deutschland zu kommen.

Ich habe viele Kunden, bei denen ich diese Informationsgespräche mit ausländischen Mitarbeitern führe. Es gibt fast immer für alles eine Lösung, aber dafür ist es notwendig umfassend über die individuellen Verhältnisse Bescheid zu wissen.

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Titelfoto: Jürgen Bächle

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