Wie Personaler ausländische Mitarbeiter in Deutschland richtig einsetzen

Der Einsatz ausländischer Mitarbeiter in deutschen Unternehmen, stellt Personalverantwortliche regelmäßig vor Herausforderungen. Dieser Beitrag nennt die wichtigsten Fallstricke, die Unternehmen kennen sollten.

Um dem Fachkräftemangel entgegen zu wirken, wurde im August 2012 die EU-Blue-Card (auch Blaue Karte EU) eingeführt. Diese soll es Unternehmen erleichtern, gut ausgebildete ausländische Arbeitnehmer aus Ländern außerhalb der Europäischen Union (EU) und des Europäischen Wirtschaftsraumes (EWR) einzustellen. Ein Vorteil: EU-Blue-Card-Besitzer erhalten mit der Aufenthaltsgenehmigung zugleich eine Arbeitserlaubnis. Auch ihre Ehepartner können ohne Wartezeit und vor allem ohne Nachweis deutscher Sprachkenntnisse hierzulande arbeiten. Vor allem kleine und mittelständische Firmen könnten davon profitieren.

Was viele Unternehmen jedoch nicht wissen: „Auch wenn der Name etwas anderes suggeriert, so ist die EU-Blue-Card keine europaweit gültige Arbeitserlaubnis. Mit ihr ist lediglich die Arbeit bei nur einem Arbeitgeber im Ausstellerstaat erlaubt“, weiß Omer Dotou von der BDAE GRUPPE. Deshalb wird sie auch von derjenigen Ausländerbehörde erteilt, die für den späteren Wohnsitz der Fachkraft im Einsatzland zuständig ist. Vorteile gegenüber den normalen Aufenthaltstiteln haben die Karteninhaber dennoch: „Bei der Weiterwanderung in andere EU-Mitgliedstaaten beispielsweise wird ihnen nach 18-monatigem Vorbesitz einer Blue Card des Erstlandes die Visumpflicht erlassen“, so Dotou weiter.

Firmeninternes Konzept für Eingliederung von ausländischen Mitarbeitern notwendig

Die Bemühungen der EU, die Rekrutierung von ausländischen Fachkräften zu fördern und zu vereinfachen, führt dazu, dass Personalabteilungen sich in punkto Eingliederung von ausländischen Mitarbeitern (auch Impats oder Inbounds genannt) professionalisieren müssen. In der Theorie heißt dies, eine systematische, firmeninterne Regelungsarchitektur zu schaffen, die alle Maßnahmen der Planung, Durchführung und Nachbearbeitung des Mitarbeitereinsatzes (inklusive der Familie) beinhaltet. In der Praxis bedeutet dies vor allem einen immensen Organisations- und Betreuungsaufwand, den die Verantwortlichen für den ausländischen Mitarbeiter im deutschen Unternehmen stemmen müssen.

Es gilt, Fragen zu klären, die unter anderem das Aufenthaltsrecht und die Arbeitsgenehmigung, die Sozialversicherung und steuerliche Behandlung sowie die interkulturelle Integration des ausländischen Mitarbeiters betreffen – um nur einige wesentliche Stichworte zu nennen.

Bis zu 500.000 Euro Strafe bei falschem Aufenthaltstitel

Der Druck bei der Integration ausländischer Mitarbeiter ist unter anderem auch deshalb groß, weil Fehler in der Abwicklung harte Konsequenzen haben: So können Verstöße gegen das Aufenthaltsrecht oder gegen Visabestimmungen zur Ausweisung des Mitarbeiters und zu einer Wiedereinreisesperre gegen ihn führen. Die unerlaubte Beschäftigung eines Ausländers kann eine Geldbuße von bis zu einer halben Million Euro nach sich ziehen und bis zu einen Ausschluss von öffentlichen Aufträgen für das Unternehmen gehen.

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Seminar_Einsatz_AuslandsmitarbeiterSeminar am 18. September 2014

Einsatz ausländischer Mitarbeiter in Deutschland

Schwerpunkte des Praxistages:

– Aufenthalts- und Arbeitsgenehmigungsrecht
– Sozialversicherungsrecht
– Steuerrecht
– Integration
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Auch in Sachen Sozialversicherung sehen sich HR-Manager insbesondere bei ausländischen Mitarbeitern mit Herausforderungen konfrontiert. Unternehmen, die Mitarbeiter beispielsweise aus einer Tochtergesellschaft im Ausland nach Deutschland holen, verlassen sich gerne darauf, dass die Sozialversicherungspflicht des Gastlandes in Deutschland „einstrahlt“ und der Impat somit in seinem Heimatland sozialversicherungspflichtig bleibt. Dieser scheinbar bequeme Weg kann jedoch nur unter ganz bestimmten Voraussetzungen gegangen werden. Ob der ausländische Mitarbeiter von der deutschen gesetzlichen Sozialversicherung erfasst wird, hängt hauptsächlich von seinem Herkunftsland und von den tatsächlichen Merkmalen des geplanten Einsatzes ab. Die Staatsangehörigkeit spielt dabei keine Rolle.

Kommt der Mitarbeiter aus dem vertraglosen Ausland beziehungsweise aus einem Land wie Argentinien oder Südafrika mit denen Deutschland aufgrund des zu großen Niveauunterschieds kein Sozialversicherungsabkommen (SVA) geschlossen hat, gilt es zu prüfen, ob die tatsächlichen Merkmale der Beschäftigung in Deutschland die hiesige Sozialversicherungspflicht auslösen. So strahlt die Sozialversicherung des Gastlandes laut Paragraf 5 SGB IV nur dann ein,

  • wenn es sich um eine Entsendung im Rahmen eines im Ausland bestehenden Beschäftigungsverhältnisses handelt und
  • die Dauer der Beschäftigung im Voraus zeitlich befristet ist (siehe auch Abbildung 3).

Sobald nur eine einzige dieser Voraussetzungen nicht erfüllt, liegt keine Einstrahlung der Sozialversicherungspflicht vor und der Impat muss komplett ins deutsche System übertreten. Erfüllt der Einsatz in Deutschland jedoch die Voraussetzungen der Einstrahlung, dürfte dies in der Regel nicht zu einer ausreichenden Absicherung in Deutschland führen. Da der gesetzliche Versicherungsschutz in dem Fall ausgeschlossen ist, bleibt nur der Abschluss entsprechender privater Versicherungen. Das Problem ist: Es gibt keine Behörde hierzulande, die diese Voraussetzungen prüft. Dort hilft nur noch, Experten auf dem Gebiet der internationalen Sozialversicherung wie die BDAE GRUPPE ins Boot zu holen.

Entsendebescheinigung muss immer dabei sein

Unternehmen, die Mitarbeiter aus den europäischen Ländern in Deutschland beschäftigen, müssen dafür sorgen, dass die ausländischen Mitarbeiter die entsprechende Entsendebescheinigung (A1 -Bescheinigung) und die internationale Krankenversicherungskarte (EHIC) mitführen. Dieser Nachweis (A1) ist bei der zuständigen Krankenkasse oder Behörde im entsendenden Staat erhältlich und für die Beschäftigung essentiell. Stellt sich nämlich  bei einer Betriebsprüfung heraus, dass das Papier nicht vorliegt, so muss das Unternehmen neben den Sozialversicherungsbeiträgen im Heimatland des Mitarbeiters zusätzlich und nachträglich auch Beiträge ins deutsche Sozialversicherungssystem einzahlen – und das kann teuer werden.

Besonderheiten bestehen bei Entsendungen aus so genannten Abkommensstaaten, also aus jenen Ländern, mit denen Deutschland ein bilaterales Abkommen über die Sozialversicherungspflicht geschlossen hat. Ob eine Entsendung nach Deutschland im Sinne des Abkommens vorliegt, prüft die ausländische zuständige Behörde und zwar nur über die vom Abkommen erfassten Versicherungszweige und stellt den entsprechenden Nachweis aus. Bei einem Mitarbeiter aus Indien beispielsweise beträfe dies lediglich die Renten- und Arbeitslosenversicherung. In Sachen Kranken- und Pflegeversicherung entscheidet die deutsche Krankenkasse als Einzugsstelle, über die Unfallversicherung die zuständige Berufsgenossenschaft.

Wie bei der Auslandsentsendung deutscher Mitarbeiter auch gilt für die Koordinierung der Entsendung von Impats: Personalverantwortliche sollten dieses Thema ernst nehmen, um sich vor Haftungsfallen zu schützen, denn fehlende Nachweise und falsch abgeführte Beiträge führen stets zu Bußgeldern und nachträglich zu entrichtenden Beiträgen. Professionelle Dienstleister wie die auf Auslandsentsendungen spezialisierte BDAE GRUPPE kennen die rechtlichen Voraussetzungen für ein erfolgreiches Impat-Management und weisen auf mögliche Fallstricke hin.

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