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© Dylan Gillis - Unsplash

Zeit sparen im Unternehmen: So geht es!

Wer einmal ein Unternehmen gegründet hat oder mit dem Management einer Firma betraut ist, weiß was für ein wichtiger Planungsfaktor Zeit ist. Je nachdem, in welchem Land Unternehmen oder berufliche Position angesiedelt sind, unterscheidet sich das Zeitempfinden und ist man interkulturellen Besonderheiten unterworfen. Mit ein paar Tipps und Tricks ist Zeit sparen dennoch möglich.

Warum ist Zeit so ein wichtiges Element in dem Unternehmen?

Es gibt unzählige To-dos auf Ihrer To-do-Liste, doch es scheint, als schaffen Sie am Tag nur eine Handvoll? Die kleinsten Aufgaben benötigen viel zu viel Zeit und Sie wissen langsam nicht mehr, wie Sie alle Aufgaben stemmen sollen? Zeit ist einer, wenn nicht sogar DER wichtigste Faktor, welcher über den Erfolg und Misserfolg eines Unternehmens bestimmt. Zumindest gilt dies in westlichen Gesellschaften.

Beim Faktor Zeit gilt es vor allem zu bestimmen, welche Aufgaben besonders viel Zeitaufwand in Anspruch nehmen und ob sich eine gewisse Zeitinvestition überhaupt lohnt. So kann es vorkommen, dass sich gewisse Aufgaben wie beispielsweise das Schreiben von Rechnungen als sehr zeitintensiv erweisen, allerdings keinen unmittelbaren Erfolg auf ein Unternehmen haben.  Diese Erkenntnis ist für Unternehmensgründer*innen essenziell und es empfiehlt sich, eine passende Lösung finden. 

Inwiefern unterscheidet sich das Zeitempfinden in anderen Kulturen?

Benjamin Franklin, einer der Gründungsväter der USA, prägte den allseits bekannten Satz „Time is money“. Diese sehr westliche geprägte Auffassung teilen jedoch längst nicht alle Kulturen. Wer viel in der Welt reist, der wird vielleicht schon einmal festgestellt haben, das man von Westeuropa kommend nach Südeuropa und weiter in die arabische Welt reist die Zeit langsamer vergeht und die Menschen ebenfalls langsamer agieren.

Die interkulturelle Forschung bietet einige hilfreiche Erkenntnisse über unterschiedliche Zeitkonzepte in verschiedenen Kulturen weltweit. So unterscheidet der britische Wissenschaftler Edward T. Hall zwischen Kulturen mit einem monochronen und polychronen Zeitverständnis.

Monochrones versus polychrones Zeitempfinden

Für monochron denkende Westeuropäer*innen und Amerikaner*innen beispielsweise wird Zeit als die Dauer zwischen zwei Punkten definiert. Zeit ist somit linear und wird in einzelne Scheiben zerteilt. Folglich wird sehr stark zwischen Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft unterschieden. Deadlines und Effizienz („Zeit ist Geld.“) spielen somit eine große Rolle – vor allem im Arbeitsleben.

In polychronen Kulturen wiederum (beispielsweise Asien, Arabische Welt, Südeuropa) hat Zeit verschiedene Ebenen. Das ermöglicht eine hohe zeitliche Flexibilität, was die Uhr anzeigt, ist nicht entscheidend. Man arbeitet parallel an verschiedenen Projekten und zeitliche Unterbrechungen werden anders als in monochronen Gesellschaften deutlich mehr toleriert.

In Asien und Afrika ist Zeit zusätzlich zur Polychronie zyklisch. Dort leben die Menschen nach dem Kreislauf der Natur, bei der sich alles wiederholt. Entsprechend entspannter ist der Umgang mit der Zeit. „Morgen ist auch noch ein Tag“, lautet die Devise. Man lebt vielmehr in der Gegenwart.

Wo die schnellsten Menschen leben 

Der amerikanische Wissenschaftler Robert Levine hat das weltweite Phänomen des unterschiedlichen Zeitgefühls und Lebenstempos untersucht und in 31 Ländern identische Experimente durchgeführt. In Fußgängerzonen wurde gemessen, wie schnell zufällig ausgewählte Menschen auf einem Abschnitt von 20 Metern laufen. Das Ergebnis: Wohlstand und Grad der Industrialisierung bestimmen das vorherrschende Tempo vor Ort. Die schnellsten Menschen leben in den reichen nordamerikanischen, nordeuropäischen und asiatischen Nationen mit einer gut funktionierenden Wirtschaft. Die langsamsten in Ländern in Süd- und Mittelamerika und im Nahen Osten. Eine Studie aus dem Jahr 2009 bestätigte die Erkenntnis noch einmal.

Wer ein interkulturelles Team managt oder ein Unternehmen im Ausland gründet, sollte auch wissen, dass Wartezeiten im beruflichen Kontext oft an den Status geknüpft sind und einer gewissen Hierarchie folgen. Während es philippinische Kontakte eher nicht irritieren dürfte, auf Gesprächspartner*innen zu warten, dürften Brit*innen nicht amused sein, wenn man sie lange warten lässt. In manchen Kulturen gilt es auch als eine Machtdemonstration Geschäftspartner*innen warten zu lassen. 

Wer also an das Thema Zeitsparen denkt, sollte immer auch die eigene kulturelle Brille absetzen und das jeweilige Zeitkonzept jener Kultur im Blick haben, in der er oder sie sich augenblicklich bewegt.

In Frankreich und Dänemark gründet es sich am schnellsten

Acht Tage dauert es laut World Bank in Deutschland ein Unternehmen zu gründen. Damit sind die bürokratischen Hürden hierzulande relativ hoch. Aber es geht noch deutlich höher, wie der Blick auf die Statista-Grafik zeigt. Viele weitere Informationen zu Unternehmensgründungen und Statistiken aus den Bereichen Wirtschaft, Geschäftsumfeld, digitale Wirtschaft, Gesellschaft, Arbeitsmarkt und öffentlicher Sektor bündelt der neue Statista Country Outlook. Hier kombinieren wir tertiäre Daten mit Statista-Prognosen, um einen umfassenden Einblick in den Status quo sowie in zukünftige Entwicklungen von über 150 Ländern weltweit zu ermöglichen.

Tipps, um Zeit im Unternehmen zu sparen

Die richtigen Tools nutzen

Es gibt zahlreiche Tools, die bei der Organisation des Jon-Alltages helfen. Hier eine kleine Auswahl:

Any.do: Diese Planungs-App hilft, bei dem täglichen Aufgaben-Chaos einen Überblick zu bekommen, Prioritäten zu setzen und diese nacheinander abzuarbeiten. Neben der Aufgabenverwaltung gibt es zum Beispiel Listen, Erinnerungen, Kalender und Einkaufslisten.

Microsoft to do: Mit dieser App erstellen Sie Ihren  Alltagsplaner und fokussieren auf das Wichtigste im Job und privat. Wie bei den meisten Apps können Nutzer*innen auch hier von verschiedenen Endgeräten auf die Listen zugreifen und jede erledigte Aufgabe gleich durchstreichen. Müssen Sie mit Mitarbeitenden, Freunden oder Familie etwas gemeinsam planen, einfach die jeweilige Liste teilen.

Microsoft to do: Mit der App lassen sich von überall Aufgaben eintragen, To-do-Listen verwalten und an Wichtiges erinnern lassen. Mit der Kalender-Funktion sehen Sie, was an dem Tag ansteht und Sie konzentrieren sich je nach Prioritätensetzung auf die wichtigsten Aufgaben.

Outsourcen

Nicht jedes To-do muss auch von Ihnen durchgeführt werden. Haben Sie zum Beispiel Dokumente, die Sie übersetzen müssen, doch Sie haben nicht viel Erfahrung in dem Bereich und es würde viele Stunden in Anspruch nehmen? Dann engagieren Sie einen professionellen Übersetzungsdienst wie beispielsweise alphatrad. Oder haben Sie viele Aufgaben, wie Dokument ordnen oder andere administrative Aufgaben? Dann können Sie auch einen externen Assistenzdienst über eine Agentur engagieren. Diese Person wird kurz eingearbeitet und kann Ihnen dann reichlich Arbeit abnehmen!

Zeitmanagement-Apps

Brain.FM: Die App mit KI-generierter Musik unterstützt, die Konzentration zu steigern. Die Musik fürs Gehirn soll vor Ablenkungen schützen und den Fokus auf die anstehenden Aufgaben verstärken. On top gibt es Musik zum Entspannen für oder zum Einschlafen am Abend.

Forest: Diese App soll das Daddeln auf dem Handy verringern. Man schaltet die App ein, pflanzt einen Samen und während der produktiven Arbeitsphase ohne Handy wächst ein Baum heran. Mit der Zeit können Sie richtige Wälder anlegen. 

Forest (Android): Mit der App können Sie die Android-Nutzung sowie minutengenau die tägliche Bildschirmzeit messen. Sofern eine Maximalzeit definiert wurde, informiert die App über eine Überschreitung. Mit der Focus-Time-Funktion können störende Websites und das Telefon selbst in einen „Nicht-stören-Modus“ gebracht werden.