Firmen nehmen Sorgfaltspflichten bei Entsendungen ernster

Die veränderte Sicherheitslage in der Welt – sei es durch Naturkatastrophen, Terroranschläge oder verstärkte Armut – hat offenbar dazu geführt, das Unternehmen ein besseres Verständnis dafür entwickelt haben, was die Erfüllung von Sorgfaltspflichten gegenüber entsandten Mitarbeitern und Geschäftsreisenden bedeutet. Dies geht aus einer Umfrage von Crown World Mobility unter 60  Unternehmen hervor, von denen ein Viertel mindestens 500 Entsandten hat.

Demnach lag der Schwerpunkt der Sorgfaltspflichten in der Vergangenheit schwerpunktmäßig auf Hilfe im Notfall sowie der Durchführung von Sicherheitsmaßnahmen in „traditionellen“ Hochrisikogebieten. Da es mittlerweile überall auf der Welt als unsicher gilt, werden Sicherheitsmaßnahmen für Mitarbeiter nicht mehr nur punktuell, sondern regelmäßig durchgeführt.

Die vorbereitenden Sicherheitsmaßnahmen lassen sich grob in drei Kategorien einteilen:

1. Unmittelbare Unterstützung an Hochrisikostandorten
2. Allgemeine Unterweisungen und Kommunikationsressourcen für weltweit entsandte Mitarbeiter
3. Ressourcen für Reise-Tracking

Die Unternehmen wurden befragt, ob sie bei einer Krise größeren Ausmaßes, etwa bei terroristischen Angriffen, über Verfahren zur Kommunikation mit den entsandten Mitarbeitern verfügen. Zwei Drittel der Unternehmen gab an, über solche Verfahren zu verfüge. Die Aufenthaltsorte entsandter Mitarbeiter und Geschäftsreisender überwachen zu können, ist eine zentrale Komponente für ein solches Notfallverfahren. Die von den Unternehmen eingesetzten Tracking-Methoden reichen von formalen Technologielösungen über die Nutzung der üblichen Kommunikationswege (Textnachrichten und E-Mail) bis zur Nutzung von externen Dienstleistern zur Reiseunterstützung.

Weiterhin wurde untersucht, ob Ereignisse der jüngeren Vergangenheit zu neuen Verfahren für die Erfüllung von Sorgfaltspflichten der Unternehmen geführt haben. Die Hälfte der Unternehmen hat ihre Verfahren nicht geändert. Etwa jedes fünfte Unternehmen (21 Prozent) hat beispielsweise ein funktionsübergreifendes Team mit Mitgliedern aus allen betroffenen Abteilungen gebildet. In diesem befinden sich beispielsweise Vertreter der Personalabteilung, des Global Mobility Teams, Führungskräfte und Vertreter des Travel Managements, die sich untereinander abstimmen und als Ansprechpartner für Mitarbeiter im Ausland fungieren. Ein solches funktionsübergreifendes Team kann gut in Unternehmen jeder Größe, also auch in kleineren Firmen mit weniger Infrastruktur eingerichtet werden.

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Um ihre Sorgfaltspflichten bei internationalen Entsendungen zu erfüllen, konzentrieren sich Unternehmen traditionell auf:

1. die Einhaltung der Einwanderungsbestimmungen
2. Gesundheitsvorsorge
3. Evakuierungen im Notfall
4. umfangreiche Sicherheitsmaßnahmen für Mitarbeiter in Hochrisikogebieten [/dropshadowbox]

Fünf Tipps für die Einhaltung der Sorgfaltspflichten bei Entsendungen

1. Prüfen Sie die Definition Ihres Unternehmens für die Erfüllung von Sorgfaltspflichten bei internationalen Entsendungen. Liegt der Schwerpunkt aktuell noch auf traditionellen Leistungen wie zum Beispiel Hilfe bei medizinischen Notfällen und Sicherheit in Hochrisikogebieten?

2. Suchen Sie sich die drei Strategien heraus, die für Ihr Unternehmen am ehesten praktikabel sind, und besprechen Sie diese mit Ihrem eigenen Team, der Personalabteilung und/oder den unternehmenseigenen Sicherheitsbeauftragten. Welches Verfahren hat die größten positiven Auswirkungen auf Ihr Programm?

3. Bilden Sie ein funktionsübergreifendes Team mit Mitgliedern aller betroffenen Abteilungen. Organisieren Sie ein Treffen aller mit Entsendungen befassten Stellen, um die aktuelle Strategie für die Erfüllung von Sorgfaltspflichten in der Mitarbeitermobilität zu besprechen. Wo liegen die Stärken Ihres Unternehmens und welche Verbesserungen könnten erzielt werden?

4. Nutzen Sie externe Ressourcen, die speziell auf Unterstützungsmaßnahmen für die Sicherheit von Mitarbeitern ausgerichtet sind. Sie können Ihnen helfen, den Mitarbeitern in einer Krisensituation Informationen zukommen zu lassen und ihre Aufenthaltsorte zu überwachen. Und man bietet Ihnen Expertenwissen für globale Mobilitätsprogramme jeden Umfangs.

5. Immer mehr Mitarbeiter wünschen sich bei einer Auslandsentsendung Flexibilität, sie wollen oft Teile des Umzugs selbst organisieren und freuen sich über Barzuschüsse. Diesen Trend sollten Sie jetzt in Ihrem Unternehmen diskutieren: Wie viel Kontrolle benötigt das Unternehmen, um seine Sorgfaltspflichten erfüllen zu können? Die Unternehmenskultur, die Altersstruktur der Mitarbeiter, der Umfang des Mobilitätsprogramms und die Zielorte für Entsendungen – all diese Faktoren beeinflussen, wie viel Risikotoleranz ein Unternehmen bei eigenorganisierten Maßnahmen der Mitarbeiter aufbringen kann.

Die Broschüre zum Thema Sorgfaltspflichten bei Mitarbeiterentsendungen kann hier heruntergeladen werden.