Rechnungsstellung international: Diese Anforderungen gelten in der EU
Nicht zuletzt dank E-Commerce und Online-Handel verkaufen immer mehr Unternehmen ihre Produkte und Dienstleistungen auch ins Ausland. Und während die Anforderungen an ordnungsgemäße Rechnungen innerhalb Deutschlands weitestgehend bekannt sind, weist die Rechnungsstellung in andere Länder in Europa Besonderheiten auf, die es zu beachten gilt. Wir erklären, was Sie bei der Rechnungsstellung ins EU-Ausland beachten müssen.
Rechnungen ins EU-Ausland – Anforderungen und Aufbau
Für eine gültige Rechnung ins EU-Ausland gelten zunächst sehr ähnliche Anforderungen wie für eine Rechnung innerhalb Deutschlands. Dabei muss eine Rechnung, die in das EU-Ausland ausgestellt wird, bestimmte Pflichtangaben gemäß den EU-Richtlinien und den nationalen Gesetzen des betreffenden EU-Landes enthalten.
So sehen die gesetzlichen Pflichtangaben aus:
Name und Anschrift der verkaufenden Person: Die Firma und/oder der vollständige Name und die Anschrift der Verkäuferin/des Verkäufers müssen auf der Rechnung angegeben werden.
Name und Anschrift der kaufenden Person: Auch die Firma und/oder der vollständige Name und die Anschrift der Käuferin/des Käufers müssen auf der Rechnung aufgeführt sein.
Steuernummer: Die Steuernummer bzw. die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID) des Verkäufers und/oder der Verkäuferin muss auf der Rechnung angegeben werden.
Rechnungsdatum
Leistungsdatum bzw. Lieferdatum
Rechnungsnummer: Eine eindeutige Rechnungsnummer, die zur Identifizierung der Rechnung verwendet wird, muss aufgeführt sein.
Beschreibung der gelieferten Produkte oder erbrachten Dienstleistungen
Menge und Einheit: Die Menge der gelieferten Produkte sollte in der entsprechenden Einheit (beispielsweise Stück, Kilogramm oder Liter) angegeben werden.
Einzelpreis: Der Einzelpreis für jedes Produkt oder jede Dienstleistung sollte aufgelistet werden.
Gesamtpreis
Die Währung, in der der Rechnungsbetrag ausgewiesen wird, sollte ersichtlich sein.
Bankverbindung: Die Bankverbindung des Verkäufers für Zahlungszwecke ist eine sinnvolle Angabe auf der Rechnung.
Umsatzsteuerliche Besonderheiten
Im Großen und Ganzen können für Rechnungen ins EU-Ausland also die gleichen Programme, Vorlagen und Muster verwendet werden, wie bei einer Rechnung innerhalb Deutschlands. Einen entscheidenden Unterschied gilt es jedoch zu berücksichtigen. Bei Rechnungen innerhalb Deutschlands müssen Unternehmen, die nicht die Kleinunternehmerregelung für sich in Anspruch nehmen, die Umsatzsteuer ausweisen, die auf die gelieferten Waren oder Dienstleistungen entfällt. Bei Rechnungen für das EU-Ausland gelten hier ein paar Besonderheiten.
Innergemeinschaftliche Leistungen – B2B Dienstleistungen
Ausschlaggebend für den Ausweis der Umsatzsteuer ist unter anderem der Leistungsort. Denn an diesem muss für gewöhnlich die Umsatzsteuer entrichtet werden. Erbringt ein deutsches Unternehmen eine Dienstleistung für ein anderes Unternehmen oder eine juristische Person im EU-Ausland, dann kann das Reverse-Charge-Verfahren zum Einsatz kommen. Das Reverse-Charge-Verfahren ist ein Umsatzsteuerverfahren, bei dem die Verantwortung für die Zahlung der Umsatzsteuer vom ausländischen Dienstleister auf den inländischen Kunden verschoben wird. Bei Rechnungen ins EU-Ausland bedeutet dies, dass anstelle des Dienstleisters, der Kunden in seinem Heimatland die Umsatzsteuer für die Inanspruchnahme der Dienstleistung entrichtet. Der Dienstleister weist in der Rechnung die Umsatzsteuer mit einem Hinweis auf die Anwendung des Reverse-Charge-Verfahrens aus. Der Kunden gibt die Umsatzsteuer in seiner eigenen Umsatzsteuermeldung an und zieht sie gleichzeitig als Vorsteuer ab, so dass keine Nettobelastung entsteht.
Gäbe es dieses Verfahren nicht, müsste der Dienstleister die Umsatzsteuer nicht in Deutschland, sondern im Land des Kunden abführen. Und das wäre ein sehr kompliziertes Verfahren. Im Rahmen des Reverse-Charge-Verfahrens bietet es sich an, zusätzlich zur eigenen Umsatzsteuernummer auch die Umsatzsteuer-ID des Kunden anzuführen.
Rechnungsstellung bei Warenlieferungen ins Ausland
Bei Warenlieferungen innerhalb der EU an Privatpersonen (B2C Warenlieferungen) wird die Rechnung wie gewohnt mit dem deutschen Umsatzsteuersatz ausgewiesen. Der Verkäufer führt diesen dann an sein zuständiges Finanzamt in Deutschland ab.
Ist der Kunde ein Regelunternehmer oder eine juristische Person, dann kann das Prinzip der innergemeinschaftlichen Lieferung geltend gemacht werden. In diesem Fall ist die Lieferung für den Verkäufer umsatzsteuerfrei.
Dabei müssen allerdings bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. So muss die erworbene Ware im EU-Mitgliedstaat des Käufers der Umsatzsteuer unterliegen und sowohl der Verkäufer als auch der Käufer müssen über gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummern verfügen. Der Verkäufer verwendet seine USt-IdNr. in der Rechnung für die innergemeinschaftliche Lieferung und der Käufer verwendet seine USt-IdNr. für den Erwerb der Waren. Darüber hinaus muss der Verkäufer nachweisen, dass die Waren in das Bestimmungsland der innergemeinschaftlichen Lieferung transportiert wurden. Dazu können Dokumente wie Frachtbriefe, Lieferscheine oder andere Transportdokumente dienen. Und: Der Verkäufer ist verpflichtet, trotz Steuerbefreiung die innergemeinschaftliche Lieferung in seiner Umsatzsteuervoranmeldung oder Umsatzsteuererklärung zu melden.
Nicole Pfeiffer
Als erfahrene Autorin ist Nicole Pfeiffer eine Inspiration in der Branche der Buchhaltung. Sie zeichnete sich schon in der Schule durch ihr hohes Mathematikverständnis aus. Im „Mathe-Leistungskurs“ schnitt sie nicht nur mit Bestnoten ab, sondern unterstützte ihre Mitschüler mit Herz und Leidenschaft. Nachdem sie als staatliche Buchhalterin in verschiedenen Unternehmen Erfahrungen sammelte, ist sie nun seit fünf Jahren fest in einem Technologie-Betrieb angestellt.
Wenn Sie nicht gerade in den Bergen wandern geht, erstellt sie immer wieder neue Denkansätze, Ratgeber und Schriften, die von ihren Kollegen sehr geschätzt werden.