Geschäftsreiseplattformen: Warum sie sinnvoll sein können

Geschäftsreisen zu planen, ist für Angestellte und Verantwortliche ein stressiges Unterfangen. Dabei kann es zu verschiedenen Problemen kommen. Sie betreffen sowohl finanzielle als auch organisatorische und zwischenmenschliche Konflikte. Damit Unternehmen Geschäftsreisen mit weniger Aufwand umsetzen können, gibt es spezialisierte Reisebüros und Plattformen für deren Planung. Bei welchen Herausforderungen helfen solche Dienstleistungen?

Was sind Geschäftsreiseplattformen und -büros?

Als Geschäftsreisebüro können verschiedene Dienstleister bezeichnet werden, die anderen Unternehmen dabei helfen, betriebliche Reisen zu planen. Diese gibt es in unterschiedlichen Formen. Dabei fungieren die Anbieter nicht unbedingt als klassische Reisebüros. Manche Dienstleister bieten beispielsweise Services wie eine App oder Webseite als Buchungsplattform für Geschäftsreisen an.

Herausforderungen bei der Planung von Geschäftsreisen

Wenn ein Unternehmen eigenhändig die Reisen ihrer Angestellten plant, gibt es dabei viele Vorgänge, die entweder aufwendig, fehleranfällig oder beides sind. Problematische Stellen der Planung von betrieblichen Reisen sind etwa:

• Lange Kommunikationswege zwischen Reisenden, Verantwortlichen und verwendeten Dienstleistern.
• Wenig Kontrolle bei der spezifischen Auswahl von Hotels, Flügen und mehr für die Reisenden, wenn die Planung von dem internen Travel-Management übernommen wird.
• Fehlende Beobachtung bei der spezifischen Auswahl von Hotels, Flügen und mehr für das Unternehmen, wenn Reisende selbst planen.
• Kostentransparenz entsteht erst nach der Reise & ihrer Abrechnung. Streitigkeiten über die tatsächlichen Ausgaben im Abgleich mit dem geplanten Budget können zu Konflikten führen.
• Das Überprüfen der Einhaltung von Reiserichtlinien ist aufwendig, wenn die Mitarbeitenden selbst planen. Angestellte müssen dafür stark überwacht werden und fühlen sich eingeschränkt.
• Keine effektive Hilfestellung bei Reise-Chaos und Problemen am Zielort während der Reise. Das gilt insbesondere, wenn dort eine andere Zeitzone vorliegt und das interne Travel-Management nicht erreichbar ist.
• Reisende müssen oft in Vorkasse gehen und lange warten, bis das Geld zurückgezahlt wird, da Abrechnungen lange dauern.
• Abrechnungsprozesse sind fehleranfällig, wenn dafür mehrere Quellen genutzt werden, die von den Verantwortlich erst zusammengestellt werden müssen, zum Beispiel Rechnungen der Hotels und einzelne Quittungen, die die Angestellten selbst einreichen müssen.

Geschäftsreiseplattformen setzen mit ihrem Service dort an, wo Abläufe wie diese verbessert werden können.

Vorteile von Geschäftsreiseplattformen

Das Ziel von Geschäftsreiseplattformen und -büros ist es, diese Probleme zu beseitigen. Durch ihren Service entstehen die folgenden Vorteile:

• Kontrolle & Freiheit: Unternehmen können in der Buchungsplattform feste Reiserichtlinien vorgeben, mit denen Buchungen vorgenommen werden können. So werden Angestellte daran gehindert, etwa ein Hotel zu wählen, das über dem geplanten Budget liegt. Gleichzeitig ermöglicht das den Angestellten, ihre Reisen komplett eigenständig zu planen. Innerhalb der Richtlinien haben sie mehr Freiheit. Dazu gehört es unter anderem, das Hotel oder die Abflugzeiten zu wählen, die ihnen persönlich passen, ohne zuerst eine Erlaubnis einholen zu müssen.
• Reise- & Spesenabrechnung: Es ist möglich, die Abrechnung von Geschäftsreisen durch die Buchungsplattform durchführen zu lassen. Alternativ kann eine Berichtfunktion eingestellt werden, die Daten automatisch mit Reise- und Finanzteams teilt. So sind alle auf dem aktuellen Stand und Berechnungen können schneller durchgeführt werden.
• Integriertes Risikomanagement: Die Geschäftsreiseplattform stellt sicher, dass die Reisenden auf potenzielle Gefahren – wie Unwetter oder Krankheitserreger – hingewiesen werden. Hier gibt es unter anderem Echtzeit-Updates für notwendige Sicherheitsvorkehrungen vor Ort. Hat man ein Ziel ausgewählt, listet die Plattform beispielsweise auf, ob es für öffentliche Verkehrsmittel eine Maskenpflicht gibt. Das ist für die Reiseindustrie seit Covid-19 besonders relevant.
• 24h-Support: Reisende sind während der Dienstreise nicht auf sich allein gestellt. Statt auf die Reaktion vom internen Travel-Management warten zu müssen, hat die Buchungsplattform einen eigenen Kundensupport, der jederzeit erreichbar ist.
• Rückzahlungen: Eine gute Plattform bietet einen hohen Prozentsatz an Rückzahlungen an, etwa 80 Prozent, wenn man eine Reise stornieren muss. Kosten für den Service können außerdem von der Steuer abgesetzt werden.
• Simpel: Alle Buchungen, die Verwaltung und Einstellungen werden über ein Interface getätigt. Dafür muss man keine verschiedenen Services und Programme nutzen. Zusätzlich gibt die Firma die Verantwortung nicht an einen Dienstleister ab. Deshalb haben sie mehr Kontrolle und müssen sich mit einem solchen nicht absprechen. Viele Warteschleifen und E-Mail-Ketten fallen weg.

Eine Buchungsplattform kann deshalb eine effektive Hilfestellung sein, um Lösungen zu finden, die auf die Bedürfnisse des spezifischen Unternehmens zugeschnitten sind.