Auslandsentsendung: Expat-Partner müssen ebenfalls überzeugt werden

Die Partner Ihrer Expats sind entweder Ihr bester Freund oder Ihr größter Feind! Sie sind fast immer das Zünglein an der Waage, die Stimme aus dem Off… Diejenigen, die meistens die letzte Entscheidung treffen, ob Ihr Mitarbeiter einen Einsatz im Ausland akzeptiert oder nicht.

Über die Hälfte aller Auslandsentsendungen werden aus familiären Gründen abgelehnt (Brookfield GRS 2013). Und bei den Entsendungen, die letztlich doch zustande kommen, entscheidet nicht zuletzt das Wohlbefinden des ExpatPartners über den Erfolg des Auslandsaufenthaltes. Im schlimmsten Fall sorgt die Unzufriedenheit des Partners nämlich nicht nur zu weniger Performance Ihrer Mitarbeiter. Sie kann sogar zum kompletten Abbruch des Auslandsaufenthaltes führen: 62 Prozent aller frühzeitigen Entsendungsabbrüche sind laut einer Mercer-Studie dem ExpatPartner zuzuschreiben.

Um eine solche Situation zu verhindern, sollten Sie den Partnern Ihrer Expats genau so viel Aufmerksamkeit widmen, wie sie benötigen um diese besondere Herausforderung für die ganze Familie zu managen. Und zwar schon während der Vorbereitung des Auslandsaufenthaltes. Als Erstes: Holen Sie sich Ihre ExpatPartner ins Boot.

1. Überzeugen Sie die Partner Ihrer Expats!

Haben Sie sich schon mal gefragt, wie ein Auslandsaufenthalt von Ihren Mitarbeitern eigentlich wahrgenommen wird? Ist es eine willkommene Chance oder eine misstrauisch beäugte Versetzung? Wie reagieren Ihre potenziellen Expats, wenn ihnen ein befristeter Einsatz in der Ferne angeboten wird? Und warum? Sollte noch Potenzial nach oben bestehen, peppen Sie das Image Ihrer Entsendungen ein wenig auf.

Gestalten Sie Ihre Entsendungen auch für die Angehörigen so attraktiv wie möglich. Prüfen Sie Ihre Entsendungsrichtlinien auf Partnerverträglichkeit. Welches Budget haben Sie für den PartnerSupport eingeplant und wie wird es derzeit genau eingesetzt? Die neue ExpatGeneration  lässt sich kaum noch ausschließlich durch finanzielle Aspekte locken. Bieten Sie ein integratives Konzept an, das den Partner als wichtigen Erfolgsfaktor der Entsendung wertschätzt. Setzen Sie Ihr Spousal Budget ein um die ExpatPartner in ihrer neuen Lebenssituation gezielt zu unterstützen und ihnen zu helfen, den Auslandsaufenthalt für die persönliche und berufliche Weiterentwicklung zu nutzen (z.B. durch ein entsprechendes Coachingprogramm).

Verpacken Sie die Vorteile Ihrer Entsendungen zielgruppenorientiert. Sie haben ein überzeugendes Paket für Ihre Mitarbeiter und deren Partner und Familien geschnürt? Dann sollten Sie das auch kommunizieren. Erstellen Sie eine aussagekräftige Broschüre, die den Mehrwert für alle Beteiligten deutlich macht. Machen Sie ruhig ein wenig Werbung (bleiben Sie aber realistisch)! Vielleicht planen Sie einen kleinen Mobility-Event. Dort können Sie mögliche Zielorte und Niederlassungen präsentieren, über ihre Auslandsprojekte sprechen und ehemalige Expats und deren Familien zum Austausch einladen. Das wird die Wahrnehmung der Mitarbeiter und Familien über Auslandseinsätze positiv verändern und Offenheit für zukünftige Möglichkeiten schaffen.

Binden Sie die Partner Ihrer Mitarbeiter mit ein. Die Unternehmenspraxis zeigt, dass die Entscheidung über einen Auslandseinsatz häufig (zumindest informell) schon getroffen ist und der Partner diese dann mehr oder weniger „nur noch“ mitgeteilt bekommt. Versuchen Sie trotzdem, den Partner von Anfang an einzubinden. Setzen Sie möglichst früh im Prozess ein gemeinsames Gespräch mit Mitarbeiter + Partner an. So verhindern Sie, dass sich jemand ausgeschlossen fühlt und das Ganze deshalb vielleicht eher negativ wahrnimmt oder schlimmstenfalls sogar boykottiert. Außerdem bekommen Sie im Gespräch ein Gefühl dafür, wie die Familie zur Entsendung steht und welche Befürchtungen es gibt. So können Sie dann gegebenenfalls noch zusätzliche Korrekturen vornehmen.

2. Schaffen Sie eine persönliche Basis mit Ihren ExpatPartnern!

Die Entscheidung für einen Auslandseinsatz ist gefallen. Die vertraglichen, rechtlichen und steuerlichen Aspekte sind „in progress“ und die Familie beginnt, sich mit der neuen Situation vertraut zu machen. In dieser Phase ist es extrem hilfreich, eine positive Einstellung zu erzeugen bzw. diese – auch bei garantiert auftretenden Stolpersteinen – aufrecht zu erhalten.

Stärken Sie die Beziehungsebene durch persönliches Kennenlernen. Wenn Sie als Mobility Manager der/die zukünftige AnsprechpartnerIn sind, sollten Sie Ihre Schäfchen unbedingt persönlich kennenlernen. Diese befinden sich wahrscheinlich in einer der unvorhersehbarsten Situationen ihres Lebens. Sie geben vielleicht ihren Job auf um dem Partner zu folgen, reißen die Kinder aus dem gewohnten Umfeld, verlassen ihre Eltern und Freunde… Eine solche Veränderung bringt viele Unsicherheiten und existentielle Ängste mit sich. Mit einem persönlichen Entsendungsgespräch bringen Sie die Situation auf eine zwischenmenschliche Ebene und vermitteln Sicherheit. Es gibt Ihnen außerdem die Möglichkeit Prozesse zu klären, auf Bedenken zu reagieren und Rückhalt zu vermitteln.

Achten Sie auf Transparenz. Mangelnde Transparenz scheint bei manchen Entsendungen die Normalität zu sein und führt nicht selten zu Missverständnissen und Verstimmungen bei den Betroffenen. Sorgen Sie dafür, dass sowohl Prozesse als auch Leistungen des Unternehmens und Anforderungen an die Beteiligten klar definiert sind. Relocation-Leistungen z.B. sind immer wieder ein heikles Thema, das besonderer Aufmerksamkeit bedarf. Die situationsbedingt etwas angeheizte Emotionalität der Betroffenen lässt organisatorische Kleinigkeiten manchmal in Sekundenschnelle zu einer mittelschweren Krise eskalieren. Definieren und kommunizieren Sie deshalb im Vorab auf beiden Seiten die Leistungen, Verantwortlichkeiten und Erwartungen.

Melden Sie sich in der Vorbereitungsphase regelmäßig bei Ihren ExpatPartnern. Mit einem kurzen Anruf oder einer schnellen Email zeigen Sie Präsenz und demonstrieren nebenbei die Wertschätzung des Unternehmens. Die ExpatPartner arbeiten kurz vor Abreise einige endlos scheinenden ToDo-Listen ab und fühlen sich häufig ziemlich alleine gelassen. Fragen Sie kurz nach, wie’s läuft und bieten Sie Ihre Hilfe an! Mehr muss nicht sein. Außerdem gibt Ihnen das eine hervorragende Möglichkeit zu hören, wie Ihre Dienstleister so arbeiten.

3. Unterstützen Sie die Entsendungsvorbereitungen aus dem Backoffice!

Sie müssen Ihren ExpatPartnern nicht das Händchen halten. Versuchen Sie, die Fäden aus dem Hintergrund effektiv zu ziehen und so in der Vorbereitungsphase schon die Weichen für den Erfolg Ihrer Auslandseinsätze zu stellen.

Geben Sie Ihren Expats und deren Familien ein möglichst realistisches Bild von der Entsendung. Studien beweisen: je realistischer die Erwartungen an eine Entsendung, desto höher ist später die Zufriedenheit am Zielort. Die Bedingungen vor Ort sind aus der Fremde schwer einzuschätzen, deshalb ist ein Look & See Trip natürlich ideal. Für kleinere Budgets eignen sich aber auch ExpatTandems wunderbar: Vernetzen Sie „alte“ und „neue“ ExpatFamilien einfach miteinander und fördern Sie den Austausch (z.B. im Intranet). Professionelle Unterstützung, z.B. durch einen ExpatCoach, ist in der Vorbereitung extrem hilfreich falsche Erwartungen zu korrigieren und Ängste zu nehmen. Ein interkulturelles Seminar ist jetzt meines Erachtens übrigens rausgeworfenes Geld, weil die Thematik erst später relevant wird.

Managen Sie die Zusammenarbeit mit Ihren Dienstleistern. Die Unterstützung durch ein Relocation Unternehmen und andere Dienstleister ist eine tolle Sache. Allerdings nur, wenn die Zusammenarbeit reibungslos funktioniert.

 

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Definieren Sie einen (!) direkten Ansprechpartner, der Sie als Kunden betreut.

Besprechen Sie im Vorab die Leistungspakete und Prozesse.

Verlangen Sie ein engmaschiges Reporting und ggf. ein Feedbacksystem.

Lassen Sie sich bei Emails immer in Kopie setzen und reagieren Sie sofort bei etwaigen Komplikationen.
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Bleiben Sie cool und zeigen Sie Verständnis. Während der Vorbereitung durchleben die meisten Expats und ExpatPartner ein Auf und Ab der Gedanken und Gefühle. Euphorie und Freude wechseln sich ab mit Zukunftsängsten und Unsicherheit. Das bekommt meist nicht nur das persönliche Umfeld zu spüren, sondern häufig auch die Menschen, die bei den Vorbereitungen unterstützen (beispielsweise der Relocator). Also, wenn’s mal brenzlich wird (z.B. wegen einer misslungenen Wohnungssuche), entschärfen Sie die Situation indem Sie nachfragen was, wann, wie, wo passiert ist. Zeigen Sie Verständnis und schlagen Sie eine mögliche Lösung vor. In vielen Fällen erledigt sich der Rest (fast) von allein.

Das waren meine 9 simplen Strategien für eine erfolgreiche Entsendungsvorbereitung Ihrer ExpatPartner. Was es Ihnen bringt? Eine ganze Menge:

 

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Höhere Mitarbeiterzufriedenheit, Motivation und Produktivität während Ihrer Entsendungen

Höhere Rentabilität Ihrer Entsendungen

Geringere Abbruchraten Ihrer Auslandseinsätze

Weniger Mitarbeiter-Fluktuation

Größere Mobilität im Unternehmen

Größere Attraktivität als internationale Arbeitgeber
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Die Autorin:

Constance Grunewald-Petschke betreibt den Blog www.what-about-my-pencilskirt.com, auf dem sie regelmäßig über ihr neues Leben als Expat-Partner in Istanbul berichtet. Sie ist außerdem Inhaberin der Agentur „Abroad [relocation.interculture.language]“, die Expats und ihre Familien berät.

E-Mail: c.grunewald@xpat-abroad.com

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