USA-Einreise: Was Geschäftsreisende jetzt beachten müssen

Immer wieder steht die Einreise in die Vereinigten Staaten im Zentrum politischer Diskussionen – zuletzt durch schärfere Kontrollen, neue Auslegungen bestehender Vorschriften und eine restriktivere Haltung gegenüber bestimmten Reisenden. Auch das Auswärtige Amt hat auf die Entwicklungen reagiert und seine Reisehinweise angepasst. Für Geschäftsreisende stellen sich dabei vor allem zwei Fragen: Was genau hat sich verändert? Und wie lässt sich die Vorbereitung auf die USA-Einreise sinnvoll anpassen?

Eine Schnellumfrage des Verbands Deutsches Reisemanagement (VDR) zeigt, dass rund ein Drittel der befragten Unternehmen bei der gewohnten Praxis der Einreisevorbereitung bleibt – trotz der aufgeheizten Debatte. Weitere 26 Prozent prüfen inzwischen routinemäßig, ob grundlegende Voraussetzungen wie die Gültigkeit des Esta-Antrags erfüllt sind. Auffällig ist zudem, dass 35 Prozent der Unternehmen ihre Mitarbeitenden gezielter auf die Situation an der US-Grenze vorbereiten wollen. Und neun Prozent verzichten inzwischen auf das Esta-Verfahren und beantragen stattdessen ein B-Visum.

Striktere Auslegung bestehender Vorschriften

An den rechtlichen Grundlagen für die visumfreie Einreise über das Esta-System hat sich formal nichts geändert. Neu ist allerdings die politische Ansage, bestehende Regeln konsequenter anzuwenden. US-amerikanische Grenzbeamtinnen und Grenzbeamten sollen bei Unklarheiten genauer hinsehen, Anträge kritischer prüfen und gegebenenfalls zusätzliche Befragungen anordnen. Auch der Zugriff auf elektronische Geräte ist ausdrücklich vorgesehen und das samt Einsicht in E-Mails, Social-Media-Profile oder Chatverläufe, sofern der begründete Verdacht besteht, dass Angaben im Antrag nicht der Wahrheit entsprechen.

Esta bleibt mit bekannten Bedingungen

Für Geschäftsreisende aus Deutschland bleibt das Esta-Verfahren der einfachste Weg in die USA. Der Antrag muss spätestens 72 Stunden vor Abflug online gestellt werden. Vorausgesetzt werden ein elektronischer Reisepass mit Chip sowie ein gültiges Rück- oder Weiterflugticket. Die Genehmigung gilt für Aufenthalte von maximal 90 Tagen und ist zwei Jahre lang beliebig oft nutzbar. Die Gebühr beträgt derzeit 21 US-Dollar.

Allerdings empfiehlt es sich, den Genehmigungsstatus vor jeder Reise auf der offiziellen Website zu überprüfen. Besonders wichtig: Ist der Reisepass, mit dem Esta beantragt wurde, zwischenzeitlich abgelaufen, muss ein neuer Antrag gestellt werden – auch wenn die alte Genehmigung eigentlich noch gültig wäre.

Geschlechtseintrag rückt in den Fokus der USA-Einreise

Eine tatsächliche Änderung betrifft die Angaben zum Geschlecht im Esta- oder Visumantrag. Zulässig sind ausschließlich „männlich“ und „weiblich“. Maßgeblich ist laut Auswärtigem Amt der bei Geburt eingetragene Geschlechtseintrag, unabhängig von späteren Änderungen oder der Verwendung eines „X“ im Reisepass. In solchen Fällen sind ergänzende Nachweise erforderlich, etwa eine Geburtsurkunde oder ein beglaubigter Registerauszug. Betroffene sollten vor Reiseantritt Kontakt zur US-Botschaft oder zum Konsulat aufnehmen, um Missverständnisse an der Grenze zu vermeiden.

Visum nur bei längeren oder komplexeren Aufenthalten erforderlich

Für gewöhnliche Geschäftsreisen genügt Esta. Ein B1-Visum ist dann erforderlich, wenn der Aufenthalt länger als 90 Tage dauert oder die Tätigkeit vor Ort über das hinausgeht, was als geschäftlich gilt. 

Freiberufliches Arbeiten kann bei der Einreise in in die USA ein Problem werden. Das betrifft vor allem Selbstständige und digitale Nomaden, die ortsunabhängig arbeiten. Grenzbeamtinnen und -beamte schauen in solchen Fällen besonders genau hin. Vor allem, wenn der Eindruck entsteht, dass jemand in den USA Geld verdienen will oder dort seinen beruflichen Schwerpunkt hat, wird mit vielen Fragen rechnen müssen, selbst wenn ein Visum vorliegt. Selbständige, die den Großteil ihrer Arbeit für US-Kundinnen und -Kunden machen oder während des Aufenthalts Geld in den USA verdienen, kann die Einreise verweigert werden.

Einreise gewähren am Ende die Grenzbeamt*innen

Die Genehmigung durch das Esta-System ist keine Garantie für die Einreise. Die Entscheidung liegt letztlich bei der Beamtin oder dem Beamten am Einreiseschalter. Die Einreise darf verweigert werden, wenn Zweifel an der Plausibilität der Angaben bestehen wie etwa bei Aufenthalten in Ländern, die besondere Visa-Bestimmungen auslösen. Auch ohne entsprechende Stempel im Reisepass sind solche Aufenthalte über gespeicherte Flugdaten nachvollziehbar.

Missverständnisse durch Wortwahl vermeiden

Ein sensibles Thema bleibt die Kommunikation am Grenzschalter. Besonders die Frage nach dem Reisezweck sollte präzise beantwortet werden. Laut VDR empfiehlt es sich, klar von „business“ zu sprechen – etwa mit der Formulierung „I’m here for business“. Wer hingegen sagt „I’m coming to work“, riskiert ein Missverständnis, das schnell in eine genauere Befragung oder sogar in eine Zurückweisung münden kann. In den USA gelten strenge Abgrenzungen zwischen geschäftlichem Aufenthalt und Erwerbstätigkeit.

Elektronikgeräte können zu erneuter Inspektion führen

Ein weiteres Risiko: elektronische Geräte. Laptops und Smartphones können im Rahmen einer sogenannten Secondary Inspection durchsucht werden – einschließlich VPN-Verbindungen, beruflicher E-Mails oder geschützter Kommunikationskanäle. Unternehmen wird daher geraten, Mitarbeitende vor der Reise im Umgang mit sensiblen Daten zu schulen. Wo möglich, sollten Geräte für die Reise speziell konfiguriert werden. Der Zugriff auf sensible Firmendaten sollte möglichst über die Cloud erfolgen, nicht über lokal gespeicherte Dateien.

Kuba-Aufenthalte schließen Esta aus

Reisende, die sich seit Januar 2021 in Kuba aufgehalten haben, können nicht mehr mit Esta in die USA einreisen. Für sie ist ein Visum verpflichtend – auch dann, wenn der Kuba-Aufenthalt rein touristischer Natur war. Der Hintergrund: Kuba gehört zu jenen Ländern, die von US-Einreisebeschränkungen betroffen sind. Neben Kuba stehen auch Staaten wie Iran, Syrien, Russland oder Nordkorea auf der Liste. Eine neue Regelung, die bestimmte Nationalitäten ganz vom Aufenthalt in den USA ausschließen soll, ist angekündigt, aber bislang nicht in Kraft.