Arbeits- und Businessvisa beantragen: Was zu beachten ist

Der Anteil von Mitarbeitern, die als Expats  für mehrere Jahre mit der gesamten Familie in ein Tochterunternehmen ins Ausland entsandt werden, steigt kontinuierlich. Was inzwischen häufig als „Global Employee Mobility“ bezeichnet wird, hat auch Familie Neumann erlebt: Es war aufregend für die Familie, als der Vater – Manager in einem international agierenden Unternehmen – beim Abendessen von der Chance erzählte, zwei Jahre für ein Tochterunternehmen in den USA zu arbeiten. Nach drei Tagen intensiven Nachdenkens entschied die Familie, gemeinsam für eine befristete Zeit die Zelte in Deutschland abzubrechen. Das Abenteuer reizte, mit vielen neuen Eindrücken in einen aufregenden Lebensabschnitt zu starten.

Die anfängliche Euphorie schlug aber bald in Nervosität um. So viel gab es im Vorfeld zu erledigen. Allein die wichtigen Einreiseformalitäten überforderten die Familie. Nicht nur ein Business-Visum, das Herr Neumann von seinen zahlreichen kurzen Dienstreisen kannte, musste beantragt werden, sondern auch ein Arbeitsvisum sowie eine Aufenthaltsgenehmigung für die begleitende Familie. Damit das Projekt „Ausland“ nicht an diesen Modalitäten scheiterte, holten sich die Neumanns professionelle Unterstützung bei einem Visa-Dienstleister. Dies sparte nicht nur Zeit, sondern sorgte vor allem für eine fehlerfreie Durchführung der Entsendung nach.

Was sind die wesentlichen Unterschiede der am häufigsten benötigten Visa? Welche Voraussetzungen müssen für welche Kategorien erfüllt werden? Der folgende Beitrag nennt die wichtigsten Fakten.

Geschäftsreisen – Der Weg zum Visum

Für Geschäftsreisen sind in der Regel zwei Visa-Arten von Bedeutung: Das Businessvisum und das Arbeitsvisum. Während für einen Geschäftsreisenden, der für Verhandlungen seiner Firma unterwegs ist, ein Businessvisum ausreicht, ist für eine meist ein- bis dreijährige Arbeitsaufnahme im Ausland ein Arbeitsvisum notwendig.

Businessvisa werden erfahrungsgemäß häufiger als Arbeitsvisa beantragt. Fakt ist aber, dass der Anteil der Arbeitsvisa in den vergangenen Jahren deutlich gestiegen ist, da sich die Bestimmungen zu den jeweiligen Kategorien geändert – oft verschärft – haben. Fakt ist auch, dass die Arbeitsvisa zwar generell seltener nachgefragt werden, in ihrer Beschaffung aber erheblich zeitintensiver und anspruchsvoller sind. Die Bearbeitungszeit für ein Arbeitsvisum nach Lateinamerika kann zum Beispiel zwischen zwei bis drei Monaten liegen.

Bei der Beschaffung der beiden Visa-Arten müssen sehr unterschiedliche Wege beschritten werden. Während bei den Businessvisa in 90 Prozent der Fälle eine Einladung eines Unternehmens im Reiseland ausreicht (von einigen Ländern wird noch ein Bestätigungsschreiben vom deutschen Unternehmen gefordert), sind für das Arbeitsvisum Genehmigungen erforderlich – eine Arbeitsgenehmigung für den Mitarbeiter sowie eine Aufenthaltsgenehmigung für die begleitende Familie.

Wichtige Schritte bei der Beschaffung eines Arbeits-Visums

In der Regel erfolgt die Beantragung eines Arbeitsvisums und des Aufenthaltsvisums für die begleitende Familie in drei Schritten:

1. Dokumente, vor allem persönliche Dokumente wie beispielsweise Geburts- und Heiratsurkunden, müssen in Deutschland legalisiert werden. Der Aufwand für die Legalisierung hängt davon ab, ob der Mitarbeiter in ein Apostillenland (Definition siehe kleines Lexikon unten) oder ein Land reist, das diesem Abkommen nicht angeschlossen ist. Im Apostillenland, wie beispielsweise Mexiko, reicht die Apostille einer deutschen Behörde für eine Legalisierung aus.

Nicht-Apostillenländer wie Brasilien verlangen neben einer beglaubigten Kopie eines Notars, zusätzlich die Legalisierung durch ein brasilianisches Konsulat, das in Notarlisten die Glaubwürdigkeit des Notars prüft und erst dann die Legalisierung erteilt.

2. Ist die Legalisierung der Dokumente erfolgt, werden sie zu dem Ansprechpartner, also an das Tochterunternehmen im Reiseland, geschickt. Vor Ort werden bei den zuständigen Behörden die Arbeits- und Aufenthaltsgenehmigungen beantragt.

3. Mit diesen können dann in Deutschland die Visa (Arbeitsvisa und Begleitvisa) beantragt werden.

Während des gesamten Prozesses besteht eine intensive Zusammenarbeit zwischen der firmeneigenen Assignment-Stelle, dem Tochterunternehmen im Ausland und dem Visum- Service, die gemeinsam für einen reibungslosen Ablauf sorgt.

Auf diese Weise hatte schließlich auch Familie Neumann ihre Unterlagen zusammen und das große Abenteuer konnte beginnen. Wenn da nur nicht die nächsten Fragen aufgetaucht wären. Welche Impfungen sind notwendig? Wie ist das Klima? Was muss bei Währungs- und Zollbestimmungen beachtet werden? Wie verhalte ich mich geschäftlich und privat angemessen? Und welche Städte und touristischen Sehenswürdigkeiten können wir besuchen?

Reiseinformationen als zusätzlicher Mehrwert

Neben den notwendigen Grundvoraussetzungen Visumbeschaffung und Legalisierung von Dokumenten sind auch aktuelle und zuverlässige Informationen über Land und Leute von großer Bedeutung für Geschäftsreisende – unabhängig davon, ob sie sich für wenige Tage oder mit ihren Familien für mehrere Jahre im Ausland aufhalten. Entsprechende Lösungen liefern online gesteuerte Reiseinformationssysteme. So genannte Reiseinformations-Broker liefern mit ihren Datenbanken alle notwendigen, qualitativ hochwertigen und stets tagesaktuellen Informationen. Angefangen bei Visum- und Gesundheitsinformation, über Länder- und Städteinformationen, einem Business-Knigge und Sicherheitshinweisen bis hin zu Sehenswürdigkeiten im Reiseland.

Global agierende Unternehmen profitieren davon genauso, wie Familie Neumann, die ihre Reise nun rundum gut versorgt und informiert angetreten hat.

Kleines Lexikon der Begriffe zum Thema Einreisebestimmungen, Arbeitsvisa & Legalisierungen

•    Apostille: Bestätigung der Echtheit einer öffentlichen Urkunde. Sie wird jedoch – anders als bei der Legalisation – von einer dazu bestimmten Behörde des Staates, durch den die Urkunde ausgestellt wurde, erteilt. Eine Beteiligung der Konsularbeamten des Staates, in dem die Urkunde verwendet werden soll, ist dann nicht mehr notwendig. Apostillen sind nur in den Ländern gültig, die dem Haager Übereinkommen vom 5. Oktober 1961 beigetreten sind (= Apostillenländer). Die Vertragsstaaten des Übereinkommens finden sich auf den Internetseiten des Auswärtigen Amtes.

•    Botschaft: Diplomatische Vertretung der Regierung eines Landes in einem anderen Land.

•    Einladungsschreiben: Belegt den Aufenthaltszweck und die Finanzierung des Aufenthalts. Zur Beantragung eines Geschäftsreisevisums, z.B. für China, wird eine Einladung eines Unternehmens in China benötigt. Dieses Einladungsschreiben muss dem jeweiligen Konsulat in Deutschland bei der Beantragung des Visums im Original vorgelegt werden.

•    Konsulat: Vertretung der staatlichen Verwaltung eines Landes im Ausland. Aufgaben: u.a. Ausstellung und Verlängerung von Pässen und anderen amtlichen Dokumenten; Ausstellung von Einreisevisa für Ausländer.

•    Legalisation: Bestätigung der Echtheit einer ausländischen öffentlichen Urkunde durch den Konsularbeamten des Staates, in dem die Urkunde verwendet werden soll. Für Urkunden aus vielen Staaten ist wechselseitig eine Legalisation aufgrund völkerrechtlicher Verträge nicht erforderlich oder sie wird durch die „Haager Apostille“ ersetzt. Um eine deutsche Urkunde zu legalisieren ist eine Vorbeglaubigung der Urkunde durch deutsche Stellen notwendig. Vorbe-glaubigungen erteilen können z.B. Land- (Amts-) gerichtspräsidenten oder Industrie- und Handelskammern.

•    Visumzwang: Zur Einreise in das jeweilige Land ist ein Visum notwendig, unabhängig davon, ob das Visum vorab besorgt werden muss oder bei Einreise erteilt wird.

Ein weiterer Service-Aspekt ist die Vor-Ort-Betreuung international agierender Großunternehmen mit einer hohen Global Employee Mobility. Ein Implant Office für Visabeschaffung, Einreisebestimmungen und Reiseinformation auf dem Firmengelände, mit einer intensiven und allumfassenden Betreuung ist dort eine passende Lösung, die kurze Wege und hundertprozentigen Service garantiert. Ein Visum-Provider in den Räumlichkeiten des Business Kunden ist ein charmanter Weg der Kostenoptimierung und eine ideale Kombination aus Travel – Management, Sicherheit, & Global Mobility.

Der Autor:

Carsten Seelmeyer ist Director Business Development bei der CIBT VisumCentrale in Bonn (Tel.: +49-228-367 87 28)

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