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Geschäftsreisen: Was sich im Jahr 2019 ändert

Im neuen Jahr kommen einige Änderungen auf Geschäftsreisende und Unternehmen im In- und Ausland zu. So gibt es beispielsweise Neuerungen in Sachen Steuervorteilen und Verpflegungspauschalen. Worauf Business Traveller achten sollten, zeigt Profitrip, ein Online-Portal für geschäftliche Hotelbuchungen.

1) City Tax für Geschäftsreisende: Große Unterschiede in den Städten

Die sogenannte City Tax, Kulturtaxe/-förderabgabe, Betten- oder auch Übernachtungssteuer fällt bei privaten Reisen in vielen Städten Deutschlands an, kann aber auch bei Geschäftsreisen erhoben werden. Seit dem 1. Januar 2019 muss auch in Leipzig eine Abgabe bei Übernachtung getätigt werden, Geschäftsreisende sind hiervon nicht ausgenommen. In einigen Städten, wie beispielsweise in Berlin oder der Lutherstadt Wittenberg, können sich Geschäftsreisende von dieser Steuer befreien lassen. Hierfür ist ein Formular erforderlich, das der Reisende bei Ankunft im Hotel auf Nachfrage ausgehändigt bekommt und/oder eine direkte Bescheinigung des Arbeitgebers.

2) Geänderte Pauschalen bei Verpflegungsmehraufwand

2019 gelten neue Regelsätze bei Geschäftsreisen ins Ausland. Das Bundesfinanzministerium veröffentlicht jährlich die Höhe der Verpflegungspauschale bei geschäftlichem Aufenthalt im In- und Ausland. Dieses Jahr ändert sich diese für Geschäftsreisen in über 30 Länder. Dazu gehören beispielsweise Italien, Spanien und Österreich in Europa. Weltweit sind unter anderem Indien, Thailand und Vietnam betroffen. Die komplette Liste ist hier einsehbar. Bei Geschäftsreisen innerhalb Deutschlands bleiben die zwei festgelegten Pauschalen bestehen: Bei einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden, aber weniger als 24 Stunden können 12 Euro geltend gemacht werden, ab 24 Stunden Abwesenheit 24 Euro. Für den An- und Abreisetag sind jeweils 12 Euro veranschlagt.

3) Steuervorteile für Elektrodienstwagen und Hybridfahrzeuge

Bei Dienstwagen mit Elektro-Antrieb oder Hybridfahrzeugen sinkt in 2019 die Besteuerung bei Privatnutzung: Ab sofort werden statt einem Prozent nur noch 0,5 Prozent des Listenpreises pro Kalendermonat fällig. Achtung: Diese Regelung gilt nur für Dienstautos, die ab 1. Januar 2019 angeschafft werden und ist bis zum 31. Dezember 2021 begrenzt.

4) Deutsche Bahn: Coworking wird sukzessive an Bahnhöfen eingeführt

Geschäftsreisende, die häufig mit dem Zug reisen, sollen schon bald in mobilen Büroräumen, sogenannten Coworking Spaces, an mehreren deutschen Bahnhöfen arbeiten können, während sie auf den Zug warten. Nach einem erfolgreichen Pilotprojekt am Berliner Hauptbahnhof im Sommer 2018, sind im Zuge des DB-Projekts „Smart City“ langfristig weitere Coworking Spaces geplant, die mit einer gültigen Fahrkarte oder gegen Gebühr betreten werden. Die Arbeit in den Spaces bietet sich insbesondere bei langen Zwischenstopps oder bei Wartezeit aufgrund verpasster Züge an.

5) Anmeldung der A1-Bescheinigung nur noch elektronisch möglich

Kein Passierschein A38, aber nicht weniger bürokratisch: Die Pflicht zur Mitführung der sogenannten A1-Bescheinigung bei Dienstreisen außerhalb des EU-Mitgliedsstaates, in dem man arbeitet, besteht schon seit 2010. Seit dem 1. Januar 2019 ist hierbei das elektronische Antrags- und Bescheinigungsverfahren auch in Deutschland verpflichtend, das die bisherigen Papierformulare ablöst. Bis zum 30. Juni gilt dabei noch eine Übergangszeit, in der ausnahmsweise vereinzelt auch noch die Papierform akzeptiert wird. Arbeitgeber müssen ihre Mitarbeiter demnach vor einer Dienstreise bei der zuständigen Krankenkasse für den Zeitraum der Dienstreise anmelden (Achtung: Die Pflicht des Mitführens besteht auch bei Tagesaufenthalten und Seminaren im Ausland). Bei Selbstständigen und privat versicherten Arbeitnehmern ist in der Regel die Deutsche Rentenversicherung zuständig.

Das Dokument weist bei einer grenzüberschreitenden Reise in der EU/EWR und der Schweiz nach, dass ein Arbeitnehmer den deutschen Sozialversicherungsvorschriften unterliegt. Damit verhindert der A1-Schein, basierend auf EU-Richtlinien, dass Sozialversicherungsbeiträge doppelt fällig werden.