Umzug von Expatriates: Welche Kostenmodelle es gibt

Dienstlich veranlasste Entsendungen bedingen in den meisten Fällen auch den Umzug des Mitarbeiters und seiner Familie. Doch wer übernimmt die Kosten für diesen Umzug?

Diese Frage ist im Idealfall grundsätzlich in den Entsendungsrichtlinien des Unternehmens geregelt oder wird im Entsendungsgespräch zwischen der Personalabteilung und dem Mitarbeiter verhandelt. Es gibt verschiedene Varianten der Umzugskostenerstattung, die im Folgenden erläutert sind:
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Pauschalvergütung

Der Entsandte erhält eine Pauschale, aus der er seine Umzugskosten, oft aber auch weitere im Zusammenhang mit der Entsendung anfallende Kosten bestreiten muss.

Vorteile: Das entsendende Unternehmen hat eine vorher festgelegte, klar definierte Kostensumme für jeden Entsandten.

Nachteile: Der Mitarbeiter versucht, so wenig wie möglich von dem Budget, das ihm zur Verfügung steht, auszugeben, um den verbleibenden Rest für sich zu behalten. Darunter leidet die objektive Suche nach qualifizierten Dienstleistern für seinen Umzug, da augenscheinlich für den Entsandten nur der Preis zählt. Die negativen Auswirkungen, oft mit vorher nicht kalkulierten Zusatzkosten verbunden, erfährt der Umziehende dann erst kurz vor, während oder nach dem Umzug.

Komplettumzug mit Rahmenvertrag

Das entsendende Unternehmen übernimmt sämtliche Umzugskosten (bei manchen Unternehmen im vorher klar definierten Rahmen*, bei manchen Unternehmen aber auch nach tatsächlichem Aufwand). Die Preiskonditionen sind im Rahmenvertrag vereinbart und klar nachvollziehbar.

Vorteile: Der Mitarbeiter wird sowohl von Seiten der Personalabteilung als auch vom Umzugsspediteur rundum betreut. Er muss sich lediglich die Zeit für eine Besichtigung des Umzugsgutes durch den Umzugsspediteur nehmen.

Nachteile: Die Kosten für das Unternehmen sind von Mitarbeiter zu Mitarbeiter unterschiedlich und nicht als feste Planungs-/Budgetgrößen verfügbar.

Komplettumzug ohne Rahmenvertrag

Das entsendende Unternehmen übernimmt sämtliche Umzugskosten (bei manchen Unternehmen im vorher klar definierten Rahmen*, bei manchen Unternehmen aber auch nach tatsächlichem Aufwand). In der Regel werden zwei bis drei Vergleichsangebote von Umzugsunternehmen eingeholt.

Vorteile: Auch in diesem Fall erfährt der Mitarbeiter eine Betreuung sowohl seitens der HR-Abteilung als auch des Umzugsspediteurs. Er muss lediglich Zeit für zwei oder drei Besichtigungen des Umzugsgutes durch die Umzugsspediteure investieren. Der Mitarbeiter kann schon bei der Besichtigung des Umzugsgutes Qualitätsunterschiede feststellen beziehungsweise erfragen und im Vorwege seine Präferenz für das eine oder andere Umzugsunternehmen nennen.

Nachteile: Auch hier sind die Kosten für das Unternehmen von Mitarbeiter zu Mitarbeiter unterschiedlich und nicht als feste Planungs-/Budgetgrößen verfügbar. Die Personalabteilung muss sich immer wieder auf neue Umzugsunternehmen einstellen und diesen die internen (Abrechnungs-)Modalitäten erläutern.

Klar definierter Rahmen

*Unter einem „vorher klar definierten Rahmen“ versteht man z.B. das maximal erstattbare Volumen des Umzuges in cbm oder als Containergrösse sowie eine festgelegte Definition, welche Leistungen übernommen werden und welche vom Mitarbeiter selbst zu tragen sind. Viele Unternehmen erlauben Ihren Mitarbeitern bei Überseeumzügen eine großzügige Seefracht und eine kleine Luftfracht (insbesondere wenn Kinder mit umziehen).

Es gibt jedoch auch Unternehmen, die bei der Umzugskostenvergütung sehr kleinlich sind. Diese Unternehmen sind der Auffassung, dass die Entsendung im alleinigen Interesse und zum Vorteil des Mitarbeiters ist und dieser nur geringfügig unterstützt werden muss.

Statistiken belegen jedoch, dass Expatriate im Entsendungsland nur dann produktiv arbeitet und für sein Unternehmen erfolgreich ist, wenn er auch in seinem privaten Umfeld zufrieden und glücklich ist und dazu gehört auf jeden Fall auch sein ihm vertrauter Hausrat in seinem neuen, anfangs fremden Zuhause.

Der Autor:

Rolf Schäfer ist Leiter Verkauf beim Umzugsspezialisten DONATH International. Er ist persönlich erreichbar unter +49-6174-929-322 und rolf.schaefer@donath.de

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