Wie Unternehmen bei Auslandsentsendungen Kosten einsparen können

Für Unternehmen, die ihre Mitarbeiter international entsenden, stellt sich die Frage, wo Personaler bei diesem komplexen Prozess Kosten einsparen können. Crown World Mobility gibt Tipps, wo dies möglich sein könnte.

Es gibt immer mindestens zwei Möglichkeiten, das Thema „Kosteneinsparung“ zu betrachten: Bei der einen steht das Entsendekonzept im Mittelpunkt, wobei es um die Kürzung beziehungsweise Abschaffung der Leistungen an die Arbeitnehmer geht; die andere betrifft eine strategische Perspektive und somit das vom jeweiligen Unternehmen vertretene Gesamtkonzept in puncto Mitarbeitermobilität.

Stellenwert von Global Mobility im Unternehmen entscheidend

Im Hinblick auf etwaige Kosteneinsparungsentscheidungen lautet die erste Frage, die sich ein Unternehmen stellen muss: Welche Einstellung hat das Unternehmen zum Thema „Mitarbeitermobilität“? Ist dem Unternehmen die Erfahrung der Mitarbeiter wichtig und gehen die Mitarbeiter davon aus, dass sie als Teil einer weltumspannenden Organisation bei Bedarf umziehen müssen oder kommt das nur selten vor? Entsendet das Unternehmen Mitarbeiter an Standorte, an denen erschwerte Bedingungen herrschen? Ist die Belegschaft des Unternehmens international erfahren oder unerfahren?

Auch müssen internationale Firmen berücksichtigen, wie sehr einzelne Geschäftsbereiche von der Entsendung von Mitarbeitern profitieren. Damit einher geht auch die Frage, welche Spezialkenntnisse für die Geschäftsbereiche erforderlich sind und wo der Einsatzort ist – in einem westlich orientieren Land oder beispielsweise in einer so genannten Hardship-Region.

Hier einige Tipps für um bei Auslandsentsendungen Kosten einsparen zu können:

Konzept am Zielort ausrichten: Behalten Sie sich das traditionelle Konzept der langfristigen Auslandsentsendungen zu den finanziellen Bedingungen des Heimatlandes für Entsendungen von VIPs oder für Einsätze mit hoher Renditeerwartung vor, und setzen Sie bei Standard-Entsendungen vielmehr auf ein am Zielort orientiertes Vergütungssystem.

Auf Umzug von Möbeln verzichten: Geben Sie möblierte Häuser und Wohnungen, sofern vorhanden, als Standard vor und gestatten Sie den Umzug des gesamten Hausrats nur in Ausnahmefällen oder bei VIPs.

Zentrale Datenerfassung: Halten  Sie die Daten im Zusammenhang mit Auslandsentsendungen zentral vor, so dass die Kosten und Ausnahmen verfolgt und analysiert werden können. Denn allzu oft ergreifen Unternehmen Kosteneinsparungsmaßnahmen ohne gute Datenbasis beziehungsweise Kenntnis der Auswirkungen der geplanten Änderungen. So können durch unbeabsichtigte Folgen oder Änderungen aus den erwarteten Einsparungen rasch höhere Kosten werden.

Schicken Sie überwiegend Millennials ins Ausland: In vielen Unternehmen hat man festgestellt, dass vor allem die langfristige Entsendung etablierter Mitarbeiter sehr kostenintensiv ist, denn diese verlangen häufig sehr große Anreize, damit sie zur Arbeit außerhalb ihres Heimatlandes bereit sind.

Heutzutage sehen die Millennials einen beruflichen Auslandseinsatz und das Kennenlernen verschiedener Kulturen als willkommenes Extra zu ihrem Job und als natürlichen Teil ihrer Entwicklung; außerdem kümmern sie sich gern selbst um einen Großteil der entsprechenden Umzugsplanungen.

Flexible Entsenderichtlinien etablieren

„Expat lite“ – eine weniger robuste Variante des herkömmlichen Konzepts, bei dem einige klassische Unterstützungsleistungen gestrichen oder gekürzt werden.

„Local plus“ – Vergütung und Arbeitgeberleistungen des Ziellandes dienen als Basis, darüber hinaus werden einige Zusatzleistungen gewährt, wo die Lebensbedingungen eines Einheimischen für einen vorübergehend im Zielland lebenden Mitarbeiter unrealistisch sind.

„Local-to-local“ – Umzug eines Mitarbeiters von einem Standort zum anderen, wobei Unterstützung geleistet, jedoch keine laufende einsatzbedingte Zusatzleistung gewährt wird, ähnlich wie ein Umzug ins Ausland.

„Localisation“ – je nach Definition: oftmals der Übergang in den Einheimischen-Status am Ende eines Auslandseinsatzes anstatt der Rückkehr ins Heimatland oder die Entsendung eines Mitarbeiters zu einem neuen Einsatzort, wo er als Einheimischer lebt;

„Core-flex“ – das beliebteste flexible Konzept für Auslandsentsendungen bietet eine Reihe unterstützender Kernelemente für alle Mitarbeiter im Auslandseinsatz, wie zum Beispiel Unterstützung zwecks Einhaltung der gesetzlichen und sonstigen Bestimmungen (Einwanderung, Steuer), grundlegende Unterstützung beim Umzug sowie bestimmte, für die Realisierung der Unternehmenswerte relevante Zusatzleistungen (wie interkulturelles Training), und lässt darüber hinaus Raum für flexible Optionen, die sich an den Bedürfnissen des jeweiligen Mitarbeiters oder anderen relevanten Einflussfaktoren orientieren.

„Managed lump sum“ – Während ein reiner Pauschalbetrag bei Auslandsumzügen kaum angeboten wird, da dies für den umziehenden Mitarbeiter, dessen Familie und das Unternehmen zu fehleranfällig ist, erfreut sich ein „gemanagter Pauschalbetrag“ bei Auslandsentsendungen von Nachwuchskräften zunehmender Beliebtheit. Die umzugs- und Compliance-relevanten Elemente werden von einem Entsendungs-Unternehmen gemanagt, wohingegen der Mitarbeiter eine flexible Beihilfe zum Auslandseinsatz (Pauschalbetrag) erhält, die er bei Bedarf für sonstige Ausgaben verwenden kann.