5. November 2015 | Recht & Steuern im Ausland

Wie die Lohnsteuerhaftung von Arbeitgebern minimiert werden kann

Jeder Sachbearbeiter in Personalabteilungen, der Lohnabrechnungen für die Angestellten erstellt, ist mit den wiederkehrenden Prüfungen der Finanzämter und der Sozialversicherungsträger vertraut. Wie ein Damoklesschwert kreist dieses über ihnen. Denn: Soweit die Lohnsteuer nicht in ausreichendem Maß einbehalten wurde, kommt es zu Nachforderungen. Obwohl diese Lohnsteuer eigentlich eine Steuerschuld des Arbeitnehmers ist, nimmt das Finanzamt den Arbeitgeber als Haftungsschuldner in Anspruch. Ob und in welchem Umfang der Arbeitgeber diese Lohnsteuer von seinem Arbeitnehmer zurück erhält, ist für die Haftungsinanspruchnahme ohne Bedeutung. So kann es zu endgültigen Steuerbelastungen der Arbeitgeber kommen.

Gefahr des zu niedrigen Lohnsteuerabzugs bei Auslandsentsendungen

Während die alltäglichen Sachverhalte hinsichtlich des Lohnsteuerrechts keine großen Risiken bergen und die üblicherweise auftretenden Fragen geklärt sind, erhöht sich die Gefahr eines zu niedrigen Lohnsteuerabzugs bei außergewöhnlichen und neuen Sachverhalten um ein Vielfaches. So verwundert es nicht, wenn insbesondere Sachverhalte mit Auslandsbezug bei fehlerhafter Beurteilung zu Nachforderungen seitens der Lohnsteuerprüfer führen. Eine solche Nachforderung kann unter Umständen auch noch nach Jahren erfolgen, wenn der ehemalige Expatriate nicht mehr beim entsendenden Unternehmen beschäftigt ist und im Ausland einer anderen Tätigkeit nachgeht. Für das Finanzamt ist dieser Arbeitnehmer nicht mehr greifbar, so dass es regelmäßig zu einer Inanspruchnahme des Arbeitgebers kommen wird.

Nutzung von Paragraf 42e EStG kann Haftungsrisiken für Unternehmen senken

Vor diesem Hintergrund sollten Personaler, die für die Lohnabrechnung zuständig sind, Paragraf 42e des Einkommensteuergesetzes kennen. Denn dieser bietet eine Lösung für die beschriebene Situation. Paragraf 42e EStG trägt die Überschrift „Anrufungsauskunft“ und dessen Satz 1 lautet:

„Das Betriebsstättenfinanzamt hat auf Anfrage eines Beteiligten darüber Auskunft zu geben, ob und inwieweit im einzelnen Fall die Vorschriften über die Lohnsteuer anzuwenden sind.“

Eigentlich ist damit alles gesagt. Dennoch möchten wir einige Anmerkungen hinzufügen: Die Anrufungsauskunft verfolgt den Zweck, dem Arbeitgeber Sicherheit zu geben – quasi als Gegenpol zur weitreichenden Haftungsgefahr. Sie ist Ausdruck staatlicher Fürsorge gegenüber Personen, die vom Staat zur Mithilfe beim Steuerverfahren zwangsverpflichtet sind.

Das Verfahren wird durch eine Anfrage in Gang gesetzt. Antragsberechtigt ist neben dem Arbeitgeber auch der Arbeitnehmer. Der Antrag muss an das „Betriebsstättenfinanzamt“ gerichtet werden. Dabei handelt sich um jenes Finanzamt, das für die Lohnsteuer des Arbeitgebers zuständig ist.

Vorgehensweise bei Anrufungsauskunft

Die Anfrage muss einen bestimmten Sachverhalt betreffen und diesen umschreiben. Sie kann einen Arbeitnehmer oder mehrere mit vergleichbaren Sachverhalten berühren. Sie ist grundsätzlich formfrei, wobei die Schriftform zu empfehlen ist.

Die Fragestellung muss eine Relevanz zum Lohnsteuerabzug aufweisen. Insbesondere zählt dazu die Frage, ob und inwieweit lohnsteuerpflichtiger Arbeitslohn vorliegt. Aber auch andere Fragen haben einen Bezug zum Lohnsteuerabzug, zum Beispiel:

Wie ist eine Regelung im Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) hinsichtlich des Besteuerungsrechts des Arbeitslohns auszulegen?

Ist der Lohnsteuerabzug von einem ausländischen Arbeitgeber bei Entsendung eines Arbeitnehmers nach Deutschland vorzunehmen?

Können bestimmte Vergütungsbestandteile steuerfrei gezahlt werden?

In welchem Umfang sind bestimmte Vergütungsbestandteile dem in Deutschland steuerfreien Arbeitslohn zuzurechnen?

Wird die deutsche Tochtergesellschaft des vom ausländischen Mutterhaus entsandten Arbeitnehmers als wirtschaftlicher Arbeitgeber betrachtet und muss diese dann in der Folge auch den Lohnsteuerabzug vom Lohn vornehmen?

Tatsächlich ergeben sich im täglichen Leben beim Erstellen von Lohnabrechnungen noch viele weitere zu klärende Fragen. Wichtig ist aus unserer Sicht, dass die Sachbearbeiter im Lohnbereich für diese vielen Feinheiten mit großen Auswirkungen sensibilisiert und über die Möglichkeit einer verbindlichen Auskunft informiert sind. Denn immerhin: Auf die Auskunft besteht ein Rechtsanspruch. Sie erfolgt seitens des Finanzamtes in Schriftform und stellt einen Verwaltungsakt dar, der auch mit einem Einspruch angefochten werden kann, um sie einer rechtlichen Prüfung zuzuführen. Das Finanzamt ist an die Auskunft gebunden.

Anrufungsauskunft ist kostenlos

Die Anrufungsauskunft nach § 42e EStG ist kostenlos. Eine Gebührenfreiheit für verbindliche Auskünfte gibt es im deutschen Steuerrecht ansonsten nur noch, wenn diese im Rahmen von Betriebsprüfungen beantragt werden.

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Fazit: Durch das Stellen einer Anrufungsauskunft zur rechten Zeit erhält der Arbeitgeber eine für das Lohnsteuerabzugsverfahren bindende Auskunft, ob und inwieweit bei einem bestimmten Sachverhalt Lohnsteuer vom Arbeitslohn einzubehalten ist. Hält sich der Arbeitgeber an die Auskunft, ist er bei späterer Prüfung durch das Finanzamt vor einer Haftungsinanspruchnahme geschützt. Sollte der Arbeitnehmer eine andere Auffassung vertreten, kann er diese bei seiner persönlichen Steuererklärung geltend machen – die Auskunft entfaltet für dieses Verfahren keine Bindungswirkung.

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Das doch sehr scharfe und tiefe Wunden reißende Damoklesschwert einer Haftungsinanspruchnahme wird durch eine Anrufungsauskunft nicht nur abgestumpft, sondern es löst sich auf. Umso verwunderlicher ist es aus unserer Sicht, dass dieses kostenfreie Mittel trotz seiner positiven Auswirkungen viel zu wenig genutzt wird. Wir empfehlen vor allem Unternehmen, die Mitarbeiter ins Ausland entsenden, häufiger davon Gebrauch zu machen.

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